Was sind die Vorteile eines digitalen Ablagesystems?
Die Vorteile eines digitalen Ablagesystems sind vielfältig und umfassen geringere Kosten für das Unternehmen, Vorteile für die Umwelt sowie eine einfachere Sortierung und Suche sowie das Verschieben von Dokumenten. Der anfängliche Prozess der Einrichtung eines digitalen Ablagesystems kann etwas schwieriger sein, aber viele Büros sind der Meinung, dass ein papierloses Büro oder sogar ein halb papierloses Büro im Laufe der Zeit für das Unternehmen von Vorteil ist. Ein weiterer Vorteil eines solchen digitalen Ablagesystems besteht darin, dass das Büro in einer kleineren Umgebung arbeiten kann, da nicht viel Platz zum Speichern von Dokumenten in einem Papierablagesystem erforderlich ist.
Ein digitales Ablagesystem, bei dem Papierdokumente entweder in einen Computer gescannt oder einfach auf dem Computer erstellt werden, kann in vielen verschiedenen Büroumgebungen eingerichtet werden. Dokumente können bei Bedarf gedruckt werden, um beispielsweise an einen Kunden gesendet zu werden. Andernfalls können die Büroangestellten auf die Dokumente auf dem Computer zugreifen, ohne dass Papier verschwendet werden muss. Durch die Reduzierung des Papier- und Druckereinsatzes kann das Unternehmen viel Geld sparen. Darüber hinaus ist es für die Umwelt viel vorteilhafter; Selbst wenn ein Büro den größten Teil seines Papiers recycelt, schadet die Herstellung von Papier der Umwelt.
Die Speicherung eines digitalen Ablagesystems erfolgt vollständig auf Festplatten. Auf diese Weise können Tausende von Dokumenten in einem kleinen Bereich gespeichert werden, wodurch wertvoller Büroraum gespart wird. Festplatten nehmen weiter an Speichergröße zu, während die physische Größe abnimmt, was ein weiterer Vorteil ist. Darüber hinaus können Kopien von Dokumenten aus Sicherheitsgründen auf zahlreichen anderen Festplatten an verschiedenen Orten gesichert und durch Tools wie Kennwörter und Verschlüsselung sicherer gemacht werden. Das Durchsuchen und Aufrufen von Dokumenten wird wesentlich einfacher.
Das Durchführen einer Suche auf einer Festplatte dauert in der Regel nur wenige Minuten. Auf das Dokument kann dann bei Bedarf problemlos zugegriffen und geändert, per E-Mail versendet oder gedruckt werden. Einige Unternehmen sind der Ansicht, dass sie nicht vollständig papierlos arbeiten können, aber selbst die Reduzierung des Papierverbrauchs, z. B. die Verwendung eines digitalen Ablagesystems zum Speichern neuerer Dokumente, kann einen Unterschied bewirken. Büros, die ein digitales Ablagesystem implementieren möchten, benötigen zusätzliche Tools wie Scanner. Die Konvertierung von Dokumenten in digitale Formulare kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Sobald das System eingerichtet ist, ist die Wartung jedoch relativ einfach.