Was sind die besten Tipps für die Aufbewahrung von Unternehmensunterlagen?
Unternehmen Large und Small stehen häufig vor der Herausforderung, ein organisiertes Unternehmensunterlagen -Aufbewahrungssystem aufrechtzuerhalten. Im Allgemeinen werden Geschäftsdokumente auf die festgelegten lokalen oder regionalen Zeitbeschränkungen aufrechterhalten. Kennen Sie die Anforderungen, was zu behalten ist und wie lange als entscheidend für ein angemessenes Aufzeichnungssystem als entscheidend angesehen wird.
Die Größe des Geschäfts bestimmt normalerweise die Tiefe eines Geschäftsaufbewahrungssystems. Einige der geführten Geschäftsdokumente umfassen Steueranträge und Personalakten. Finanzielle Aufzeichnungen, die im Allgemeinen von einem Unternehmen aufbewahrt werden, sind operative Ausgaben, Kapitalkäufe, Verkaufsbelege und Immobilienvermögen. Anforderungen in den USA für steuerbezogene Geschäftsberichte sind, dass Geschäftsdokumente mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden. Einige Einnahmenanforderungen müssen möglicherweise FI behaltenNancial Records auch nach Ablauf der empfohlenen Zeit.
Personalaufzeichnungen werden normalerweise mindestens vier Jahre lang aufbewahrt. Diese und andere Aufzeichnungen werden an einem sicheren Ort aufbewahrt, insbesondere an solchen, die private Informationen über vergangene und aktuelle Mitarbeiter enthalten. Vollständige Aufzeichnungen darüber, wann die Lohnsteuern eingereicht und gezahlt wurden, werden normalerweise beibehalten. Erklärungen von Finanzinstituten, Bestandslisten und jährlichen Gewinn- und Verlustrechnungen sind einige der Arten von Dokumenten, die enthalten sein könnten. Durch die Aufbewahrung guter Finanzunterlagen kann ein Unternehmensbekämpfung für rechtliche Angelegenheiten minimiert werden.
Unternehmen können auch feststellen, dass es von Vorteil ist, ein Säuberungssystem zur Beseitigung alter oder irrelevanter Geschäftsdokumente zu haben. Eine Richtlinie für ein Aufbewahrungssystem für Unternehmensunterlagen könnte dazu beitragen, den Prozess zu rationalisieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter folgtDie gleichen Praktiken einnehmen. Dies ist im Allgemeinen ein fortlaufender Bestandteil des Prozesses zur Aufrechterhaltung angemessener Geschäftsunterlagen.
Es ist normalerweise eine gute Idee, angemessenen Speicherplatz zu haben, wenn Geschäftsdokumente vor Ort aufbewahrt werden. Es ist auch eine allgemeine Praxis, eine elektronische Datei mit Geschäftsunterlagen zu führen. Auf diese Weise sind relevante Dokumente weiterhin zugänglich und das Unternehmen kann eine Abschaltung vermeiden, falls ein Brand oder eine andere Katastrophe Papiergeschäftsdokumente zerstört.
Die meisten Unternehmen verwenden möglicherweise ein Records -Speichermanagementunternehmen. Dies hat das Potenzial, die Zeit der Organisation zu befreien, sich auf geschäftsbezogene Themen zu konzentrieren, und nicht auf die Verwaltung der Aufbewahrung von Unternehmensunterlagen. Mögliche Bedenken hinsichtlich des Auslagerns des Aufbewahrungssystems für Geschäftsberichte könnten reduziert werden. Ein seriöses Unternehmen skizziert im Allgemeinen seine Sicherheitsmerkmale und -praktiken für die Wartung von Geschäftsdokumenten.