Was sind die besten Tipps für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen?
Große und kleine Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung, ein organisiertes System zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen aufrechtzuerhalten. Im Allgemeinen werden Geschäftsdokumente bis zu den festgelegten lokalen oder regionalen Zeitbeschränkungen aufbewahrt. Die Kenntnis der Anforderungen für die Aufbewahrung und die Dauer der Aufbewahrung wird als entscheidend für ein adäquates Aufzeichnungssystem angesehen.
Die Größe des Unternehmens bestimmt normalerweise die Tiefe eines Systems zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Einige der Geschäftsdokumente, die aufbewahrt werden, umfassen Steuererklärungen und Personalakten. Finanzaufzeichnungen, die in der Regel von einem Unternehmen geführt werden, sind Betriebskosten, Kapitalkäufe, Verkaufserlöse und Immobilienvermögen.
Ein Unternehmen sollte die Aufbewahrungsanforderungen für Geschäftsunterlagen überprüfen, die in der für die Branche des Unternehmens geltenden Gerichtsbarkeit gelten. In den USA gilt für die Aufbewahrung steuerlicher Geschäftsunterlagen die Anforderung, dass Geschäftsunterlagen mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden. Einige Umsatzanforderungen erfordern möglicherweise die Führung von Finanzunterlagen, auch wenn der empfohlene Zeitraum abgelaufen ist.
Personalakten werden in der Regel mindestens vier Jahre aufbewahrt. Diese und andere Aufzeichnungen werden an einem sicheren Ort aufbewahrt, insbesondere diejenigen, die private Informationen über frühere und aktuelle Mitarbeiter enthalten. In der Regel werden vollständige Aufzeichnungen darüber geführt, wann Lohnsteuern eingereicht und gezahlt wurden.
In den meisten Fällen werden Finanzunterlagen mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt. Aussagen von Finanzinstituten, Bestandslisten und jährliche Gewinn- und Verlustrechnungen sind einige der Arten von Dokumenten, die enthalten sein könnten. Gute Finanzberichte zu führen, könnte das Risiko für Unternehmen in rechtlichen Angelegenheiten minimieren.
Unternehmen können auch feststellen, dass ein Löschsystem zum Entfernen alter oder irrelevanter Geschäftsdokumente von Vorteil ist. Eine Richtlinie für ein System zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen kann dazu beitragen, den Prozess zu rationalisieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter denselben Praktiken folgen. Dies ist im Allgemeinen ein fortlaufender Teil des Prozesses zur Aufrechterhaltung angemessener Geschäftsunterlagen.
Es ist in der Regel eine gute Idee, über ausreichend Speicherplatz zu verfügen, wenn Geschäftsdokumente vor Ort aufbewahrt werden. Es ist auch allgemein üblich, eine elektronische Akte mit Geschäftsunterlagen zu führen. Auf diese Weise ist der Zugriff auf relevante Dokumente weiterhin möglich, und das Unternehmen kann eine Schließung vermeiden, falls durch einen Brand oder eine andere Katastrophe Geschäftsdokumente aus Papier zerstört werden.
Die meisten Unternehmen entscheiden sich möglicherweise für die Verwendung eines Records Storage Management-Unternehmens. Dies hat das Potenzial, der Organisation Zeit zu geben, sich auf geschäftsbezogene Themen zu konzentrieren, anstatt die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zu verwalten. Eventuelle Bedenken hinsichtlich der Auslagerung des Systems zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen könnten verringert werden. Ein seriöses Unternehmen wird im Allgemeinen seine Sicherheitsmerkmale und -praktiken für die Verwaltung von Geschäftsdokumenten erläutern.