Was sind die besten Tipps für die Auftragsverfolgung?

Jedes Unternehmen, das Aufträge von Kunden entgegennimmt, muss über ein Auftragsverfolgungssystem verfügen. Die Implementierung eines solchen Systems trägt dazu bei, dass die Arbeiten abgeschlossen sind und nichts durch die Risse fällt. Die besten Tipps für die Verfolgung von Arbeitsaufträgen sind, den gesamten Arbeitsauftragsprozess von Anfang bis Ende abzubilden, Systeme einzurichten, die die einzelnen Schritte des Prozesses abwickeln, und den einzelnen Personen die Verantwortung für jeden Schritt des Arbeitsauftragsverfolgungsprozesses zuzuweisen und System. Schließlich muss das Unternehmen entscheiden, ob ein manuelles Auftragsverfolgungssystem oder ein Softwareprogramm eine bessere Option ist.

Um ein Arbeitsauftragsverfolgungssystem zu verwenden, müssen der Geschäftsinhaber und die Mitarbeiter Zeit aufwenden, um jeden Schritt im Prozess zu erfassen. Wenn beispielsweise eine Fensterinstallationsfirma einen Anruf von einem Kunden erhält, um einen Termin für einen Kostenvoranschlag zu vereinbaren, und die Rezeptionistin dies einem der Vertreter im Kalendersystem zuweist, sind dies die ersten beiden Schritte im Auftragsverfolgungssystem. Jeder noch so kleine Schritt sollte als Teil des Arbeitsauftragsverfolgungssystems skizziert werden.

Sobald jeder der Schritte bekannt ist, kann entschieden werden, wie mit jedem Schritt umgegangen werden soll. Einige Unternehmen wählen ein Softwaresystem, das mit ihrer Website verknüpft ist, damit Kunden ihre eigenen Termine planen können. Das System ordnet den Arbeitsauftrag automatisch dem Vertreter zu. Wenn der Mitarbeiter den Auftrag abschließt, meldet er sich mit einem Handheld-Gerät über den Fortschritt der Arbeit an, und der Server des Unternehmens wird über den Abschluss der Arbeit informiert, und die Rechnung wird erstellt und an den Kunden gesendet.

Unabhängig davon, ob das System automatisiert oder manuell ist, müssen Personen zugewiesen werden, die für jeden Schritt des Arbeitsauftragsprozesses verantwortlich sind. Sogar ein System, das vollständig automatisiert ist, weist Probleme auf und es werden Fehler gemacht. Jemand sollte beauftragt werden, den Fortschritt des Systems regelmäßig zu überprüfen - sei es täglich, wöchentlich, einmal im Monat oder vierteljährlich.

Arbeitsauftragssysteme sollten auch fortlaufend dahingehend bewertet werden, wie sie optimiert werden können, um sie schneller und effektiver zu machen. Nach einer Bewertung kann festgestellt werden, dass ein Schritt beseitigt werden kann oder dass ein Schritt zum Arbeitsauftragsverfolgungssystem hinzugefügt werden muss, um ihn zu verbessern und ihn so gut wie möglich zu machen.