Was sind die besten Tipps für die Workflow-Implementierung?
Der Workflow beschreibt die Schritte eines Prozesses. In den meisten Fällen wird der Begriff verwendet, um ein Arbeitsmodell zu beschreiben. Ein Manager in einem Versicherungsunternehmen, der die Effizienz verbessern möchte, kann beispielsweise den Workflow analysieren, der Abteilungen umfasst, durch die ein Anspruch geht, die Geschwindigkeit, mit der ein Anspruch geht, und die reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen. Wenn ein Manager die Implementierung von Workflows übt, führt er ein neues Verfahren in die täglichen Abläufe eines Unternehmens ein. Zu den besten Tipps für die Implementierung von Workflows gehört normalerweise ein Plan oder ein Modell, das sich mit früheren Mängeln, der Einbeziehung neuer Technologien und der Schulung von Mitarbeitern befasst.
Um sicherzugehen, dass sich eine neue Workflow-Implementierung lohnt, sollte ein Manager zunächst wissen, wie ein früheres System fehlerhaft war. In den meisten Fällen ist der Workflow nicht effektiv, wenn dies zu Verschwendung und höheren Kosten führt. Verschwendete Zeit zwischen den Phasen eines Prozesses, unklare Kommunikation zwischen Abteilungen und widersprüchliche Datensätze können Symptome eines gestörten Workflow-Modells sein. Diese Probleme verlangsamen die Produktion, führen zu missbräuchlicher Arbeit und Technologie, die nicht optimal genutzt wird.
Ein Manager, der die Implementierung von Workflows übt, sollte vorhandene Probleme auflisten und herausfinden, wo diese Probleme in einem System auftreten. In einigen Fällen können durch das Erstellen neuer Protokolle die Anzahl der Fehler und Fälle ungenauer Informationen verringert werden. Die Effizienz von Prozessen kann häufig durch die Einführung neuer Technologien verbessert werden.
Ein guter Tipp für Manager, die sich mit komplexen Prozessen befassen, ist die Einführung einer Software, die einen automatisierten Workflow ermöglicht. Diese Methode der Workflow-Implementierung erfordert, dass ein Manager ein Prozessmodell erstellt, das er oder sie dann in ein Computerprogramm eingeben kann. Mit den meisten Programmen können Benutzer auf Vorlagendokumente zugreifen und die Benutzeroberflächen an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Automatisierte Workflows sind besonders nützlich, wenn Dokumente Tag für Tag ähnliche Phasen durchlaufen, um einen ordnungsgemäßen und effizienten Workflow zu gewährleisten.
Mit der Implementierung von Workflows geht die Notwendigkeit einher, Mitarbeiter zu schulen. Viele Manager stellen fest, dass die meisten Mitarbeiter neue Workflow-Modelle akzeptieren, wenn sie verstehen wollen, wie ein neues Modell effizienter sein kann als ein alter Prozess. Einige Arbeitnehmer können zunächst widerstandsfähig sein, obwohl grundlegende Techniken der Führung und der Geschäftsmotivation ihnen häufig dabei helfen können, neue Praktiken einzuführen.
Manager, die neue Workflow-Modelle implementieren, sollten dies langsam tun, damit die Mitarbeiter genügend Zeit haben, sich mit neuen Technologien vertraut zu machen. Die Kompetenz der Mitarbeiter im Umgang mit neuen Technologien sollte vor der vollständigen Implementierung beurteilt werden. Ebenso müssen neue Workflow-Modelle häufig probeweise angepasst werden. Dies bedeutet, dass ein Manager davon profitieren kann, einen Prozess in kleineren Bereichen zu steuern und dann die Implementierung schrittweise zu erweitern.