Was sind die unterschiedlichen Verantwortlichkeiten für Verwaltungsassistenten?
Ein Verwaltungsassistent kann direkt unter einem leitenden Administrator arbeiten oder als Assistentin eines Teams von Administratoren arbeiten. Diese Position existiert in vielen Bereichen und Branchen, vom Militär bis zum architektonischen Design. Die Verantwortlichkeiten der Verwaltungsassistenten beinhalten häufig im Büroaufgaben, können jedoch in bestimmten Branchen spezialisiertere Aufgaben umfassen. Es ist wahrscheinlich, dass sie viel tippt. Die Dokumente, die sie eingeben kann, können Berichte oder Korrespondenz von einem hochrangigen Administrator an einen Dritten enthalten. Manchmal kann sie aus Entwürfen oder Notizen eingeben, die ihr zur Verfügung gestellt werden. Zu anderen Zeiten muss sie möglicherweise selbst die Materialien schreiben. Einige hochrangige Administratoren verlangen ihre Verwaltungsassistenten, Dokumente und Berichte zu lesen, die WRI sindvon anderen Mitarbeitern. Es kann erforderlich sein, dass der Verwaltungsassistent Fehler oder Bereiche hervorhebt, in denen die Sprache für ein allgemeines Publikum zu technisch ist. Senior Administratoren sind oft zu beschäftigt, um mit allen zu kommunizieren, die Aufmerksamkeit benötigen. Ihre Assistenten entlasten sie normalerweise von diesen Belastungen, indem sie auf E -Mails antworten, Anrufe untersuchen und ihre Mail lesen.
Planung ist eine weitere Aufgabe, die einem Verwaltungsassistenten üblicherweise zugewiesen wird. Viele hochrangige Administratoren verlassen sich auf ihre Assistenten, um sie organisiert zu halten. Der Assistent ist oft derjenige, der Sitzungen, Termine und Interviews plant. Obwohl der leitende Administrator ihr Vorgesetzter ist, muss der Assistent möglicherweise nachdrücklich vorschlagen, dass bestimmte Aktivitäten zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführt oder gegengeschoben werdenein späteres Datum.
Da ein hochrangiger Administrator nicht überall sein kann, wo sie sein muss, können die Verantwortlichkeiten der Verwaltungsassistenten als Ersatz eingehen. Es ist üblich, dass Verwaltungsassistenten verpflichtet sein, anschließend an den Sitzungen teilzunehmen und den leitenden Administrator zu kurz. Der Assistent muss möglicherweise auch bestimmte Kunden oder Geschäftspartner treffen. Sie kann befugt sein, im Namen ihres Vorgesetzten einige Entscheidungen zu treffen, oder sie kann einfach verpflichtet sein, die Highlights der Diskussion weiterzugeben.
Eine Verwaltungsassistentin kann auch feststellen, dass sie viel recherchieren muss. Dies könnte ein regelmäßiger Bestandteil ihrer Pflichten oder eine gelegentliche Anfrage sein. Senior Administratoren sind häufig für verschiedene Berichte, Projekte und Vorschläge verantwortlich, die durch bestimmte Fristen abgeschlossen werden müssen. Es kann für sie unmöglich sein, alle Informationen zu sammeln, die sie benötigen, und die erforderlichen Materialien zu komponieren.
Andere Verantwortlichkeiten der Verwaltungsassistenten mögen eine einfache Aufgabe erscheinenS. Wenn es Vorstandssitzungen gibt, muss ein Verwaltungsassistent möglicherweise ein Mittagessen organisieren. Sie kann gebeten werden, Kaffee zu bauen oder zu bringen, wenn er benötigt wird. Aufgaben wie das Postamt, die Unterzeichnung von Lieferungen und die Einreichung können ihr auch zugewiesen werden.