Was sind die verschiedenen Aufgaben des Verwaltungsassistenten?
Eine Verwaltungsassistentin kann direkt unter einem leitenden Administrator oder als Assistentin eines Administratorteams arbeiten. Diese Position besteht in vielen Bereichen und Industrien, vom Militär bis zur architektonischen Gestaltung. Zu den Aufgaben der Verwaltungsassistenten gehören häufig Büroarbeiten, in bestimmten Branchen können jedoch speziellere Aufgaben erforderlich sein.
Das Verweilen am Computer ist oft Teil der Arbeit eines Verwaltungsassistenten. Es ist wahrscheinlich, dass sie viel tippen wird. Die Dokumente, die sie möglicherweise eingibt, können Berichte oder Korrespondenz eines leitenden Administrators an Dritte enthalten. Manchmal tippt sie aus Entwürfen oder Notizen. In anderen Fällen muss sie das Material möglicherweise selbst schreiben.
Zu den Aufgaben des Verwaltungsassistenten kann auch die Überarbeitung von Arbeiten gehören, die von anderen ausgeführt wurden. Einige leitende Administratoren verlangen von ihren Verwaltungsassistenten, dass sie Dokumente und Berichte lesen, die von anderen Mitarbeitern verfasst wurden. Es kann erforderlich sein, dass der Verwaltungsassistent Fehler oder Bereiche hervorhebt, in denen die Sprache für ein allgemeines Publikum zu technisch ist.
Die Beantwortung von Anfragen, Anfragen und Beschwerden kann ebenfalls zu den Aufgaben des Verwaltungsassistenten zählen. Ältere Administratoren sind oft zu beschäftigt, um mit allen zu kommunizieren, die Aufmerksamkeit benötigen. Ihre Assistenten entlasten sie in der Regel, indem sie auf E-Mails antworten, Anrufe überprüfen und ihre E-Mails lesen.
Die Zeitplanung ist eine weitere Aufgabe, die üblicherweise einem Verwaltungsassistenten zugewiesen wird. Viele leitende Administratoren verlassen sich auf ihre Assistenten, um die Organisation zu gewährleisten. Der Assistent ist oft derjenige, der Besprechungen, Termine und Interviews plant. Obwohl der leitende Administrator ihr Vorgesetzter ist, muss der Assistent möglicherweise nachdrücklich darauf hinweisen, dass bestimmte Aktivitäten zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt oder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden sollen.
Da ein leitender Administrator nicht überall sein kann, wo er sein muss, können die Aufgaben des Verwaltungsassistenten auch die Vertretung umfassen. Es ist üblich, dass Verwaltungsassistenten zur Teilnahme an Besprechungen und zur anschließenden Unterrichtung des leitenden Administrators aufgefordert werden. Der Assistent muss möglicherweise auch bestimmte Kunden oder Geschäftspartner treffen. Sie kann befugt sein, im Namen ihres Vorgesetzten Entscheidungen zu treffen, oder sie muss einfach die Höhepunkte der Diskussion mitteilen.
Eine Verwaltungsassistentin muss möglicherweise auch viel recherchieren. Dies kann ein regelmäßiger Teil ihrer Pflichten sein oder eine gelegentliche Anfrage. Ältere Administratoren sind häufig für verschiedene Berichte, Projekte und Vorschläge verantwortlich, die innerhalb bestimmter Fristen fertiggestellt werden müssen. Möglicherweise ist es ihnen nicht möglich, alle benötigten Informationen zu sammeln und die erforderlichen Materialien zusammenzustellen.
Andere Aufgaben des Verwaltungsassistenten erscheinen möglicherweise als geringfügige Aufgaben. Bei Vorstandssitzungen muss ein Verwaltungsassistent möglicherweise ein Mittagessen organisieren. Sie kann gebeten werden, Kaffee zuzubereiten oder mitzubringen, wenn er benötigt wird. Aufgaben wie das Gehen zur Post, das Unterzeichnen von Lieferungen und das Ablegen von Dokumenten können ihr ebenfalls zugewiesen werden.