Was sind die verschiedenen Arten von öffentlichen Aufzeichnungen?
Öffentliche Aufzeichnungen sind diejenigen Aufzeichnungen, die zur öffentlichen Einsichtnahme zur Verfügung stehen. Diese Aufzeichnungen werden der Öffentlichkeit häufig kostenlos zur Überprüfung an dem Ort angeboten, an dem sie gespeichert sind. In anderen Fällen sind sie möglicherweise gegen eine geringe Gebühr erhältlich. Öffentliche Aufzeichnungen werden häufig danach benannt, wo sie aufbewahrt werden oder woher sie stammen. Es gibt Gerichtsakten, Staatsakten, Bezirksakten und Stadtakten. Es gibt auch Aufzeichnungen, die der Öffentlichkeit von der Bundesregierung zur Verfügung gestellt werden.
Theoretisch sollte in einer Demokratie jede Aufzeichnung, die auf Kosten des Steuerzahlers erstellt und bezahlt wird, eine öffentliche Aufzeichnung sein. Es gibt jedoch Fälle, in denen diese Aufzeichnungen möglicherweise nicht sofort verfügbar sind. Dies ist häufig der Fall, wenn die in den Aufzeichnungen enthaltenen Informationen die nationale Sicherheit gefährden, einen Gerichtsfall stören oder das Recht einer Person auf Privatsphäre verletzen. Irgendwann können die Aufzeichnungen zur Verfügung gestellt werden. Diejenigen, die als freigegebene öffentliche Aufzeichnungen bezeichnet werden können.
Jede einzelne Gerichtsbarkeit behandelt öffentliche Aufzeichnungen etwas anders. In einigen Bundesstaaten kann es beispielsweise erforderlich sein, eine Geburtsurkunde bei einem staatlichen Amt für Vitalstatistik oder einem ähnlichen Amt zu beantragen. In anderen Fällen muss ein für diese Statistiken zuständiges Bezirksamt hinzugezogen werden. In einigen Fällen werden sogar scheinbar verwandte Aufzeichnungen an zwei verschiedenen Orten aufbewahrt. Eine Heiratsurkunde kann in einem Bezirksamt aufbewahrt werden. Ein Scheidungsurteil über dieselbe Ehe wird häufig beim Gerichtsschreiber aufbewahrt.
Daher ist es wichtig, dass eine Person, die eine öffentliche Aufzeichnung anstrebt, genau versteht, nach welcher Art von Aufzeichnung sie sucht. Dies kann stundenlanges Suchen ersparen oder die Unannehmlichkeit, am falschen Ort zu sein. Da jedes Bundesland und jeder Landkreis ein anderes System haben kann, ist es am besten, vorher anzurufen, die benötigten Arten von öffentlichen Aufzeichnungen zu identifizieren und zu fragen, wo sie sich befinden würden.
In einigen Fällen können Kopien von öffentlichen Aufzeichnungen an eine Person gesendet werden, obwohl dies oft von der Art der öffentlichen Aufzeichnung abhängt. Sogar kostenlose öffentliche Aufzeichnungen werden wahrscheinlich mit Kopier- und Portogebühren verbunden sein, wenn sie an eine Person gesendet werden. Gemäß den Gesetzen der Bundesstaaten und der USA müssen diese Gebühren angemessen sein und die mit der Erstellung der Aufzeichnungen verbundenen Kosten genau widerspiegeln. Sie können den Materialaufwand und die Zeit des Mitarbeiters enthalten, der nach den Aufzeichnungen gesucht hat.
In einigen Fällen kann eine öffentliche Datensatzsuche online durchgeführt werden. Dies können öffentliche Strafregister, Vermögensregister und andere Gerichtsakten sein. Obwohl die Informationen nicht in derselben Form vorliegen wie die physischen Aufzeichnungen, sind in der Regel alle grundlegenden Informationen verfügbar. Andernfalls enthält die Online-Suche möglicherweise Details zum Zugriff auf die vollständigen Datensätze.