Was sind die Schritte für die Zahlungsabstimmung?
Ein Unternehmen, das sich mit Verkäufen an die breite Öffentlichkeit befasst, insbesondere solche, die ausschließlich online sind, kann von einer Zahlungsabstimmung profitieren. Die Schritte zur Zahlungsabstimmung können je nach Art des Geschäfts und der Art der fälligen Zahlungen oder Salden variieren. Ein Unternehmen, das Zahlungen von Verbrauchern anfordert, wendet möglicherweise Taktiken an, die sich geringfügig von Unternehmenszahlungen unterscheiden. Solche Schritte können das Vergleichen von Rechnungsdaten mit dem Einkommen, das Auffinden von Unstimmigkeiten, das Kontaktieren von Zahlungsschuldnern oder sogar das Abgleichen von Fehlern mit Finanzinstituten umfassen.
Viele Unternehmen stimmen alle Zahlungen, die von Kunden oder anderen Quellen stammen, manuell ab. Dies kann manchmal dazu führen, dass Zahlungen oder Daten verloren gehen, wird jedoch von jenen bevorzugt, die nicht in Abstimmungssoftware investieren möchten. Die Schritte zur elektronischen Zahlungsabstimmung sind so konzipiert, dass das System alle relevanten Berichte automatisch erfassen und vergleichen und die Ergebnisse an die richtige Verwaltungseinheit senden kann.
Sobald die Daten erfasst sind, müssen in den nächsten Zahlungsabstimmungsschritten alle Daten von der Computersoftware oder dem Personal sortiert und zugewiesen werden. Dies kann nach Produkt oder Geschäftsbereich oder nach anderen Kriterien erfolgen, die von den Geschäftsinhabern festgelegt wurden, damit relevante Daten zusammengehalten werden. Dann kann jedes Stück oder jede Sammlung von Daten dem relevanten Mitarbeiter zugewiesen werden, der sich mit diesen Daten befasst. Die nächsten Schritte umfassen im Allgemeinen das Übertragen all dieser Daten entweder mit der Software oder manuell auf eine Tabelle oder ein anderes solches System, sodass es einfach ist, alle Einzahlungen und Rückbuchungen zu überprüfen.
Die Verarbeitung von Kreditkarten kann auch ein Schritt in der Zahlungsabstimmung einiger Unternehmen sein. Dies beinhaltet Transaktionen und die Namen, Telefonnummern und Adressen der Kunden. Für die meisten Unternehmen ist es wichtig, über eine Software oder ein Hosting von Drittanbietern zu verfügen, die dies verarbeiten können, um Zahlungen ordnungsgemäß zu verarbeiten und Kreditkarteninformationen zu erfassen. Das System kann dann für das Unternehmen entscheiden, ob die nicht erhaltenen Zahlungen abgeschrieben oder erneut vorgelegt werden sollen.
Die letzten paar Schritte erfordern eine gewisse menschliche Interaktion, um die Informationen zu bewerten, die das Zahlungsabgleichsprogramm hervorgebracht hat. In den meisten Fällen ist das Personal im Allgemeinen nicht verpflichtet, Nachforschungen anzustellen, sondern muss nur auf die bereitgestellten Informationen reagieren. Diese Aktionen können das Kontaktieren von Zahlungsempfängern oder das Einreichen von Daten für vierteljährliche Überprüfungen umfassen. Wenn Zahlungen nicht abgestimmt werden können, gelten sie als ausstehend und haben in den meisten Unternehmen eine hohe Priorität und können die Geschäfts- und Kundenbeziehungen ernsthaft beeinträchtigen. Für Unternehmen ist es wichtig, alle möglichen Zahlungen in Einklang zu bringen. Die meisten Unternehmen haben jedoch eine Marge für nicht bezahlte Schulden in ihrem Budget.