Was macht ein Front Office Agent?
Ein Front-Office-Agent ist eine Person, die die Gastverantwortung in einem Hotel übernimmt. Diese Arten von Agenten müssen professionell sein und solide zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten besitzen. Die Fähigkeit, Geld zusammen mit starken organisatorischen Fähigkeiten zu zählen, ist auch in der Rolle des Front-Office-Agenten von entscheidender Bedeutung. Front-Office-Mitarbeiter müssen flexibel und pünktlich sein, ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein besitzen und bereit sein, Verbindungen zwischen Gästen und vielen anderen Abteilungen in Hotelbetrieben herzustellen.
Eine wichtige Aufgabe eines Front-Office-Profis ist die Registrierung von Gästen. Dies beinhaltet im Wesentlichen die Anmietung von Zimmern in der Einrichtung, die Zuweisung von Gästen zu bestimmten Zimmern und die Förderung anderer Unternehmensdienstleistungen. Die Mitarbeiter an der Rezeption müssen auch Fragen der Gäste beantworten und Beschwerden über Zimmer oder Dienstleistungen bearbeiten. Das schnelle und effiziente Auschecken von Gästen, wenn sie bereit sind, um zu gehen, ist eine Anforderung, die Front-Office-Agenten erfüllen müssen. Aus diesem Grund sollte ein Front-Office-Agent wissen, wie man Industrieausrüstungen wie einen Kreditkartenleser und einen elektronischen Schlüsselautomaten verwendet.
Personen, die zusätzlich im Front Office arbeiten, müssen sich Zeit nehmen, um mit Kunden zu kommunizieren. Sie sollten aktuelle und potenzielle Kunden über die Dienstleistungen ihres Unternehmens und die vom Unternehmen angebotenen Besonderheiten informieren. Die Aufnahme eines freundlichen Dialogs mit Kunden, um eine Beziehung zu ihnen aufzubauen, ist ebenfalls ein entscheidender Bestandteil der Effektivität eines Front-Office-Agenten.
Der Umgang mit Geld ist ebenfalls ein wertvoller Bestandteil der Position eines Front-Business-Rezeptionsmitarbeiters. Agenten, die im Front-Office arbeiten, sind dafür verantwortlich, die Zahlungen der Gäste nach Abschluss der Dienstleistungen nach korrekter Berechnung der Rechnungen einzuziehen. Darüber hinaus müssen sie sicherstellen, dass sie über ausreichende Bargeldvorräte verfügen, um den Kunden bei Finanztransaktionen bei Bedarf Änderungen anbieten zu können. Das Verbuchen von Gebühren auf Gästekonten für Produkte und Dienstleistungen wie Essen oder Zimmerservice ist ebenfalls eine Aufgabe des Front Office.
Das Helfen bei verschiedenen Aufgaben, wie das Helfen bei der Frühstückszeit, gehört auch zur Arbeit im vorderen Bereich eines Hotelbetriebs. Front-Office-Mitarbeiter müssen zudem ständig auf die Sicherheit und das Wohlergehen der Gäste achten und unsichere Bedingungen unverzüglich der Geschäftsleitung melden. Sogar bei der Dekoration eines Allzweck- oder Konferenzraums für besondere Gastveranstaltungen hilft die Stellenbeschreibung eines Front-Office-Agenten. Darüber hinaus sollten diese Mitarbeiter sicherstellen, dass der Hauptlobbybereich für Gäste aufgeräumt bleibt, um die Gäste bequem willkommen zu heißen.