Was macht ein Assistant Front Office Manager?
Die Stellenbeschreibung für einen Assistant Front Office Manager hängt von der Größe und Art des Büros ab, in dem er oder sie arbeitet. Diese Position kann in Arztpraxen, Hotels oder in jeder Art von Unternehmensumgebung bestehen, in der es ein Front Office gibt. In der Regel besteht das Front-Office in jedem Unternehmen aus der direkten Interaktion mit Kunden oder Kunden, die hereinkommen. Daher ist es im Allgemeinen die Aufgabe eines stellvertretenden Front-Office-Managers, alle Probleme zu lösen und einen hervorragenden Kundenservice bereitzustellen sowie die gesamte Abwicklung zu überwachen andere Mitarbeiter und fungieren als Vermittler zwischen den Mitarbeitern und dem Bürovorsteher.
In den meisten Fällen handelt es sich bei der Tätigkeit eines stellvertretenden Front-Office-Managers meistens um eine aufsichtsrechtliche Tätigkeit, im Vergleich zu dem Manager, der sich möglicherweise stärker auf den Betrieb konzentriert. Ein stellvertretender Front-Office-Manager kann zunächst Teil der Entscheidung sein, ob bestimmte Mitarbeiter eingestellt oder entlassen werden, und Interviews mit potenziellen Bewerbern führen. Sobald Personen eingestellt sind, muss er oder sie sie möglicherweise auch ausbilden. Der stellvertretende Bürovorsteher könnte dafür verantwortlich sein, den Zeitplan zu erstellen, die Zeiten zu planen, in denen Mitarbeiter eine Freistellung beantragen, und sicherzustellen, dass das Front-Office immer abgedeckt ist. Auch die tägliche Überwachung von Verhaltensweisen bei der Arbeit, die Einhaltung von Kleidungsvorschriften und Pausen sowie andere regelmäßige Probleme gehören in der Regel zum Job.
Neben den Aufsichtspflichten ist der Kundenservice in der Regel ein weiterer wichtiger Aspekt der Arbeit des Assistant Front Office Managers. Obwohl die anderen Mitarbeiter in einem Büro in der Regel für die Lösung von Problemen geschult sind, werden besonders schwierige oder herausfordernde Probleme möglicherweise auf den stellvertretenden Manager aufmerksam gemacht, und er oder sie muss in der Lage sein, sie schnell und effektiv zu lösen.
Der stellvertretende Front-Office-Manager muss alle Aspekte des Betriebs des Büros verstehen, von betrieblichen Entscheidungen bis hin zur Funktionsweise bestimmter Technologietypen. Möglicherweise muss er Berichte vorbereiten und ausführen, die zu Besprechungen gebracht werden, und es kann erwartet werden, dass er Vorschläge macht, wie das Büro effizienter, rentabler oder auf andere Weise verbessert werden kann. Für jeden, der sich für diese Art von Karriere interessiert, ist es wichtig, verantwortungsbewusst zu sein, sich selbst zu motivieren und über ausgezeichnete Fähigkeiten zu verfügen. Aufgrund all dieser Verantwortung und des notwendigen Wissens, das mit diesem Job verbunden ist, werden viele Personen in dieser Rolle einen Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft haben.