Was bedeutet "Aufwand"?
Das Maß an Aufwand ist die Unterstützung, die mit einem Projekt oder Prozess verbunden ist, der nicht direkt zum gewünschten Ergebnis führt, aber dennoch eine wichtige Rolle spielt. Es kann eine Reihe von Aufgaben umfassen, und häufig muss das Personal diese Aufgaben regelmäßig wiederholen. Dies erfordert Zeit für die Mitarbeiter und muss in Zeitplänen eingeplant werden. Gleichzeitig muss abgewogen werden, ob die Mitarbeiter sich auf Aktivitäten mit einem konkreten und messbaren Ziel konzentrieren müssen. Die Vorgesetzten können den für ein bestimmtes Projekt erforderlichen Aufwand bestimmen und entscheiden, wie die Personalzeit budgetiert werden soll.
In so etwas wie der Projektentwicklung sind Buchhaltung, Beschaffung von Material, Telefonieren und ähnliche Aktivitäten Beispiele für Anstrengungen, die notwendig sind, aber nicht direkt zum Abschluss eines Projekts beitragen. Buchhalter, die Aufzeichnungen abgleichen, arbeiten beispielsweise nicht direkt auf einer Brücke, aber ihre Dienste sind für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich. Hilfspersonal wie Verwaltungsassistenten führen häufig viele solcher Aufgaben aus, bei denen sie Tätigkeiten ausüben, jedoch keine Projekte abschließen oder bestimmte Ziele erreichen.
Dies kann auch in der Fertigung der Fall sein, wo routinemäßige Wartungen, Arbeiten an Geräten usw. erforderlich sind, um die Arbeit fortsetzen zu können, sie jedoch nicht zur Arbeit beitragen. Wenn ein Förderband geölt wird, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, entstehen beispielsweise keine weiteren Produkte. Aufgaben mit hohem Arbeitsaufwand müssen möglicherweise außerhalb des regulären Arbeitsplans ausgeführt werden, damit sie nicht stören. Besatzungen können beispielsweise früh eintreffen oder spät abreisen, um an der Ausrüstung zu arbeiten, ohne die Produktion zu stören.
Ein Problem bei diesen Aufgaben ist, dass ihr Wert schwer zu messen sein kann. Ein Mitarbeiter kann darauf bestehen, dass Aufgaben notwendig sind, was möglicherweise Zeit verschlingt, und es kann schwer zu sagen sein, ob sie echte Unterstützung bieten oder nur viel zu tun haben. Für Unternehmen, die sich mit Personaleffizienz befassen, kann es wichtig sein, Methoden zur Beurteilung des Aufwands zu entwickeln. Dies kann die Überprüfung der mit einem Projekt verbundenen Gesamtarbeitsstunden, die Befragung verschiedener Projektteilnehmer, um festzustellen, ob sie angemessen unterstützt werden, und die Aufseher auffordern, eine detaillierte Dokumentation zu den für ein Projekt oder einen Herstellungsprozess erforderlichen Unterstützungsdiensten zu erstellen.
Mitarbeiter finden administrative Aufgaben langweilig und frustrierend. Ohne eindeutiges Ergebnis oder Ziel haben sie möglicherweise das Gefühl, nichts von Wert beizutragen, oder sie könnten dazu neigen, Abstriche zu machen, da ihre Arbeit nicht sofort messbar ist. Die Aufsichtsbehörden müssen sich dessen bewusst sein, damit sie bei Bedarf eingreifen können.