Was passiert in einem medizinischen Front Office?

Einige der häufigsten Aufgaben, die in einem medizinischen Front-Office ausgeführt werden, ähneln denen, die in anderen Arten von Front-Offices ausgeführt werden. Zu diesen Aufgaben gehören das tägliche Öffnen und Schließen des Büros, der Anrufbeantworter sowie die Organisation und Wartung eines Ablagesystems. Da das Front-Office und der Warteraum eines Unternehmens häufig nebeneinander liegen, können die medizinischen Verwaltungsmitarbeiter die alltäglichen Aufgaben des Front-Office wie das Einchecken von Patienten, das Sammeln von Rechnungen und die Terminplanung problemlos erledigen. Oft kümmert sich das medizinische Front Office um andere Besucher wie Zusteller und Pharmavertreter. Manchmal helfen die Rezeptionisten in einem medizinischen Front Office Patienten auch dabei, vom Warteraum in einen Untersuchungsraum zu navigieren, sobald es Zeit für ihren Termin ist.

Das medizinische Verwaltungspersonal oder die Rezeptionisten öffnen und schließen täglich die Rezeption. Im Allgemeinen gehören zu diesen Aufgaben die Eröffnung des Büros zu Beginn des Tages und das Starten aller für die ordnungsgemäße Funktion des Büros erforderlichen Systeme. Dazu gehören das Einschalten der Telefone und der Computer sowie das Starten der Computersysteme des Büros. Empfangsmitarbeiter müssen unter Umständen auch Post sortieren, Unterschriften von den zuständigen Mitarbeitern einholen, die Registrierkasse verwalten und sogar Bankeinzahlungen vornehmen. Normalerweise sind die Rezeptionisten dafür verantwortlich, das Büro am Ende des Tages zu sperren.

Im Laufe des Tages helfen Rezeptionisten im medizinischen Front Office den Patienten beim Einchecken, nehmen ihre Zahlungen entgegen und planen bevor sie abreisen anstehende Termine. Sie erhalten auch Telefonanrufe, planen und planen Termine nach Bedarf neu und überprüfen die Krankenversicherungsinformationen jedes Patienten. Manchmal muss eine Empfangsdame mit der Krankenkasse eines Patienten zusammenarbeiten, um festzustellen, welche Leistungen abgedeckt sind und welche nicht.

In den meisten medizinischen Front-Offices sind sowohl Papier- als auch elektronische Akten zu einem gewissen Grad vorhanden. In der Regel ist das Front-Office-Personal dafür verantwortlich, diese Akten zu organisieren und bei Bedarf abzurufen. Diese Unterlagen können alles von Patientenformularen bis zu Kaufbelegen umfassen. In der Regel sind die Mitarbeiter der medizinischen Abteilung für die Erstellung neuer Patientenakten sowie für die Aktualisierung der aktuellen Patientenakten und sogar für die Schließung der Akten früherer Patienten verantwortlich. Manchmal müssen Empfangsmitarbeiter Faxe oder E-Mails senden oder auf andere Weise Patientenakten an eine andere Arztpraxis senden. In vielen medizinischen Front Offices werden Abrechnungsvorgänge ausgeführt. Wenn das Büro jedoch zu klein ist oder nicht über die erforderliche Ausstattung verfügt, verfügt die Einrichtung möglicherweise über ein weiteres separates Büro für Abrechnungsangelegenheiten.

Obwohl der Großteil des Geschehens in einem medizinischen Front Office direkt mit den Patienten zusammenhängt, ist ein Großteil für andere Besucher bestimmt. Im Allgemeinen sind die Empfangsmitarbeiter an der Rezeption für die Abwicklung von Lieferungen zuständig, unabhängig davon, ob es sich um Lieferungen von Büroartikeln oder medizinischen Artikeln handelt. Das medizinische Verwaltungspersonal befasst sich häufig auch mit Vertretern der pharmazeutischen Industrie, obwohl diese Personen schließlich mit Ärzten und anderem medizinischem Personal sprechen, bevor die Geschäfte abgeschlossen sind.

Abhängig vom System der Arztpraxis kann das Personal in der Arztpraxis den Patienten beim Umzug vom Warteraum in den Untersuchungsraum unterstützen. Manchmal sind Krankenschwestern dafür verantwortlich, Patienten aus dem Warteraum anzurufen. Wenn ein Büro jedoch besonders beschäftigt ist oder nicht genügend Krankenschwestern zur Verfügung stehen, weist die Rezeption einen Patienten möglicherweise darauf hin, dass sein Termin bereit ist, und weist ihn an, wohin er gehen soll.