Was ist ein Business Workflow?
Ein Geschäftsworkflow ist eine Dokumentation der Prozesse, die während des regulären Geschäftsverkehrs eines Unternehmens ablaufen. Diese Art von Workflow wird in der Regel anhand eines Diagramms dargestellt, in dem Aktionen und Ergebnisse klar angegeben sind. Weitere Informationen, die in einen umfassenden Workflow einbezogen werden können, umfassen die an jeder Aktion beteiligten Personen sowie die Dokumentation oder Ressourcen, die für verschiedene Aufgaben benötigt werden.
Das Grundformat für einen Workflow umfasst verschiedene Formen wie Ovale, Rechtecke und Rauten, in denen verschiedene Aufgaben oder Entscheidungen platziert werden. Jede Form entspricht einer bestimmten Art von Information. Diese Formen werden dann mit geraden Linien oder Pfeilen verbunden, die den Fluss von einem zum anderen anzeigen.
Der Zweck der meisten Geschäftsabläufe besteht darin, die Arbeitsweise eines Unternehmens in einem einfach zu lesenden Format darzustellen. Dieses Diagramm ermöglicht Managern, die Leistung des Unternehmens einzuschätzen und festzustellen, wie produktiv seine Methoden sind. Fehler in dem Prozess, in dem Zeit oder Ressourcen verschwendet werden, können häufig schnell im Format eines Workflows identifiziert werden. Diese Probleme können dann behoben werden, indem ein neuer, effizienterer Geschäftsworkflow erstellt wird, um die Änderungen aufzuzeigen, die vorgenommen werden müssen.
Workflows können auf verschiedene Arten ablaufen. Einige werden einen einzelnen Aktionspfad angeben. Jede Aufgabe führt eindeutig zur nächsten, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Andere Workflows ermöglichen mehrere Endpunkte. Entscheidungen treten während des gesamten Prozesses auf, die in mehr als eine Richtung führen können. Abhängig von der Anzahl der im Workflow platzierten Entscheidungspunkte kann das Diagramm mehrere mögliche Ergebnisse haben.
Ein Zweck für geschäftliche Workflows besteht darin, den besten Weg zu finden, um die Aktivitäten eines Unternehmens in Softwarelösungen zu integrieren. Ein detaillierter Workflow kann dabei helfen, Prozesse innerhalb des Unternehmens zu identifizieren, die von der Hinzufügung von Computersystemen und Automatisierung profitieren könnten. Viele Softwarefirmen verwenden diesen Workflow, um dann ein auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittenes Softwaresystem zu entwickeln. Ein Geschäftsworkflow ist eine einfache Methode, um die Funktionsweise eines Unternehmens und seine Bedürfnisse zu ermitteln.
In einigen Fällen führt ein externes Unternehmen eine Business-Workflow-Analyse für ein anderes Unternehmen durch. Das externe Unternehmen beobachtet die täglichen Funktionen der Einrichtung und analysiert die Art und Weise, wie Geschäfte abgewickelt werden. Das Unternehmen erstellt dann eine detaillierte Analyse sowohl des aktuellen Workflows als auch der vorgeschlagenen Änderungen, die die Produktivität und Effizienz steigern können. Ein Blick von außen kann oft Fehler aufdecken, die von den Mitarbeitern des Unternehmens nicht erkannt werden können.