Was ist eine konforme Kopie?
Übereinstimmende Kopien sind exakte Kopien eines Dokuments, das erstellt wird, wenn es nicht möglich ist, eine Kopie des Originaldokuments einfach zu duplizieren. Dies macht die angepasste Kopie im Wesentlichen zu einer Nachbildung des Originals. Um diese Art von Kopie zu sein, muss das Dokument alle Elemente des Originals enthalten, ohne dass Formulierungen oder Strukturen geändert werden, unabhängig davon, wie geringfügig oder unbedeutend die Änderungen sein mögen.
Eine konforme Kopie kann in mehreren Fällen verwendet werden. Gerichtssysteme erlauben die Verwendung solcher Dokumente und verwenden sie häufig zu Archivierungszwecken. In diesem Fall wird die Kopie genau wie das Original getippt und erstellt. Zusätzlich werden alle am Rand handgeschriebenen Notizen in das Dokument aufgenommen. Ein Gerichtsschreiber vergleicht die Kopie mit dem Original, um sicherzustellen, dass alle Aspekte der beiden Dokumente identisch sind, einschließlich etwaiger Daten. Wenn die Unterschrift eines Richters auf dem Original erscheint, kann der Richter auch die konforme Kopie unterschreiben, oder der Name des Richters kann in die entsprechenden Felder eingegeben und datiert werden. Sobald der Vergleich abgeschlossen ist und der Sachbearbeiter feststellt, dass die Dokumente einander widerspiegeln, wird die Kopie abgestempelt und ein Ablagedatum zugewiesen.
Auch Unternehmen nutzen dieses Format. Dies ist häufig der Fall, wenn mehrere Abteilungen Zugriff auf Verträge und andere wichtige Dokumente benötigen. Die originalen signierten Dokumente werden normalerweise an einem sicheren Ort aufbewahrt, während eine oder mehrere konforme Kopien für die allgemeine Verwendung in den verschiedenen Abteilungen der Organisation zur Verfügung gestellt werden. Dieser Ansatz stellt sicher, dass immer eine Kopie des originalen unterschriebenen Dokuments zur Verfügung steht, ermöglicht jedoch denjenigen, die diese Informationen benötigen, um Kunden zu unterstützen oder auf andere Weise ihre arbeitsbezogenen Aufgaben auszuführen, einen umfassenden Zugriff auf die Bedingungen und Konditionen eines bestimmten Dokuments.
Dieselbe Person, die als Unterzeichner des Originaldokuments diente, kann eine konforme Kopie unterzeichnen. Ist dies nicht möglich oder nicht praktikabel, kann der Name der Person in das Unterschriftsfeld eingegeben werden. In gleicher Weise ist es möglich, eine konforme Kopie zu beglaubigen oder zu beurkunden. Diese Aktion wird jedoch normalerweise als unnötig angesehen.