Was ist ein Corporate Event Planner?
Ein Unternehmensereignisplaner kann für die Planung, Vorbereitung, Koordinierung und Verwaltung eines Unternehmensereignisses unerlässlich sein. Einige Veranstaltungen haben einen großen Umfang und können ein Unternehmen viel Geld kosten. Für Großveranstaltungen ist möglicherweise ein Team von Planern erforderlich. Andere Firmenveranstaltungen sind von Natur aus kleiner und benötigen möglicherweise nur eine einzige Person, um die Veranstaltung zu planen.
Es gibt viele verschiedene Arten von Veranstaltungen, die von Unternehmen durchgeführt werden. Einige haben einzigartige kulturelle Bedürfnisse für ihre Veranstaltung und andere haben eine spezifische Vision. Es ist Sache des Corporate Event Planers, herauszufinden, welche Art von Veranstaltung der Corporate Head ausrichten möchte. Zum Beispiel möchten sie vielleicht ein ungezwungenes Familienpicknick, eine schwarze Krawattengala, ein einzigartiges Karnevalserlebnis oder eine Spendenaktion für Prominente.
Alle wichtigen Entscheidungen werden vom Host des Unternehmens getroffen. Der Planer gibt dem Host jedoch einige Optionen. Beispielsweise kann der Planer den Gastgeber darüber informieren, dass eine Spendenaktion in einem Hotel, einem Wahrzeichen der Stadt oder in einem Kongresszentrum stattfinden kann. Der Gastgeber wählt eine Veranstaltungsortoption aus. Wenn der Veranstalter die Veranstaltung in einem Hotel durchführen möchte, wählt der Planer eine Reihe von Hoteloptionen aus, um dem Veranstalter erneut die Möglichkeit zu geben, eine gut informierte Auswahl zu treffen.
Sobald die Art der Veranstaltung festgelegt ist, muss der Corporate Event-Planer vorankommen und alle Aspekte der Veranstaltung aushandeln. Neben der Reservierung des Veranstaltungsortes ist ein Veranstaltungsplaner für alle Details verantwortlich. Die Auswahl eines Caterers, die Buchung der Unterhaltung, die Organisation lokaler Touren, die Verwaltung der Veranstaltungsabrechnung und die Einrichtung von Audio- / Videogeräten können in der Verantwortung des Planers liegen. Wenn es für die Veranstaltung Gäste außerhalb der Stadt gibt, muss der Planer möglicherweise Reisevorbereitungen treffen, wie z. B. Flug- und Bodentransport, und den Gästen helfen, einen Reisepass oder ein Visum zu erhalten.
Am Veranstaltungstag sorgt der Corporate Event Planer für einen reibungslosen Ablauf. Eventuelle Störungen werden vom Planer behoben. Obwohl es für den Planer stressig sein kann, sollte der Unternehmens-Host keinen Stress spüren.
Die Einstellung eines Firmenveranstaltungsplaners scheint zunächst ein unnötiger Aufwand zu sein. Es kann jedoch tatsächlich ein Unternehmen Geld sparen. Wenn sich eine Mitarbeiterin etwas Zeit nehmen musste, um eine Veranstaltung zu planen, auch wenn es sich um eine kleine Veranstaltung handelte, hat ihre berufliche Tätigkeit möglicherweise eine geringere Priorität. Ein Veranstaltungsplaner für Unternehmen ist darin geschult, unzählige Anrufe zu tätigen, sich mit verschiedenen Anbietern zu treffen und detaillierte Vereinbarungen zu treffen, um den Mitarbeitern des Unternehmens den Ärger zu ersparen.