Was ist ein Front Office?
Ein Front Office ist eine Bezeichnung, die einen Geschäftsbereich beschreibt, in dem Kunden und Mitarbeiter des Unternehmens interagieren. Front Offices werden in der Regel so genannt, weil sie sich an der Front oder am Eingang eines Unternehmens befinden und den Kunden einen einfachen Zugang zu Büroangestellten ermöglichen. Dieser wichtige Geschäftsbereich kann je nach Unternehmen vielen Zwecken dienen und ist häufig der beste Ort, um kundenbezogene Informationen zu erhalten.
Die Front Offices verfügen möglicherweise über einen Eingangsschalter mit einer Sekretärin oder einem Verwaltungsangestellten. Dieser Hauptschalter kann eingehenden Kunden oder Kunden Unterstützung bieten und Anfragen an das richtige Personal richten. Alternativ kann das gesamte Personal in der Abteilung in der Kundenunterstützung geschult werden. Da Front-Office-Mitarbeiter unter Umständen viele Aufgaben haben, bedeutet die Schulung aller Mitarbeiter im Kundendienst, dass fast immer jemand zur Verfügung steht, um einem Kunden zu helfen.
Dieser Bereich ist nicht nur eine Anlaufstelle für Kunden, sondern kann auch als zentraler Kommunikationsknoten für das gesamte Unternehmen dienen. Büroangestellte üben häufig Sekretariatsfunktionen aus und sind möglicherweise für die Entgegennahme von Nachrichten, die Bearbeitung von Bestellungen und die Weitergabe von Informationen an verschiedene Abteilungen verantwortlich. Viele Front Offices arbeiten mit Vertriebs- und Marketingabteilungen zusammen, um Informationen zu erstellen und an Kunden zu verteilen.
Je nach Größe und Funktion des Unternehmens kann das Front Office als Alleskönner fungieren. Mitarbeiter in diesem Bereich können die tägliche Post sortieren und verteilen, andere Abteilungen mit Kopier- und Faxdiensten versorgen, direkt mit Kunden zusammenarbeiten und Dateneingabeaufgaben ausführen. Ein typischer Mitarbeiter in dieser Position verfügt über eine Mischung aus Kundendienst- und Bürofähigkeiten. Organisationsfähigkeiten, Computerkenntnisse und das Schreiben von Texten sind häufig von entscheidender Bedeutung, um die hektische Atmosphäre in diesem Bereich zu überstehen.
Das Front Office kann auch als Heim für Büromaschinen dienen. Zu den im Front Office üblichen Geräten gehören Kopierer, Faxgeräte, Telefone mit mehreren Leitungen, Post- und Waagengeräte für Post und Bürocomputer. Viele Front-Office-Experten empfehlen, die Front-Office-Mitarbeiter um Unterstützung zu bitten, bevor Sie versuchen, einen dieser Computer zu verwenden. Eine kaputte oder blockierte Maschine kann stundenlang Kopfschmerzen verursachen und die Produktion eines gesamten Unternehmens verlangsamen.
Die Person, die für diesen Energiebereich verantwortlich ist, kann verschiedene Titel haben, z. B. Chefsekretär, Büroleiter, Büroleiter oder Administrator. Diese Person ist in der Regel für die Ausbildung und das Management von Assistenten verantwortlich und fungiert als Abteilungsleiter. Front-Office-Manager verfügen in der Regel über ausgezeichnete Managementfähigkeiten sowie ein klares Verständnis des Unternehmens und seiner Funktion.