Was ist eine Funktionsaufzeichnung?
Ein Funktionsdatensatz, auch Betriebsdatensatz genannt, ist ein schriftliches Dokument, das die Aktivitäten eines Unternehmens und die damit verbundenen Ereignisse beschreibt. Es zeichnet bestimmte Informationen in einem bestimmten Format auf, ist jedoch kein Verwaltungsdatensatz. Diese Art von Dokument wird am häufigsten zum oder in der Nähe des Zeitpunkts der Aktivität erstellt und gilt normalerweise als zuverlässigste Version von Ereignissen, da sie zeitnah zu den darin enthaltenen Informationen erstellt wird.
Unternehmen führen Aufzeichnungen, damit sie effizienter arbeiten, Investoren und Regierungsbehörden über ihre Aktivitäten Bericht erstatten und die Leistung vor einem historischen Hintergrund bewerten können. Viele der Formulare, die ein Unternehmen erstellt, um Aufzeichnungen zu führen, sind Verwaltungsformulare, z. B. Kontaktabzüge für Mitarbeiter. Diese Formulare dokumentieren den normalen Bürobetrieb und Dinge, die Manager regelmäßig erwarten.
Häufig müssen Unternehmen Informationen erfassen, die weder administrativ noch standardisiert sind. Diese Informationen sind häufig zeitlich eindeutig, obwohl die Art und Weise, in der die Informationen aufgezeichnet werden, einheitlich sein kann. Um diese Informationen zu dokumentieren, verwendet das Unternehmen eine Funktionsaufzeichnung oder eine schriftliche Aufzeichnung dessen, was geschehen ist, die es dem Unternehmen ermöglicht, ein gleichzeitiges Konto einzureichen und die Informationen bei Bedarf in Zukunft abzurufen.
Es gibt viele verschiedene Arten von Funktionsaufzeichnungen. Der einfachste Weg, die Verwendung dieser Art von Werkzeugen zu verstehen, besteht darin, einige allgemeine Beispiele zu untersuchen. Ein Ereignisbericht ist eine Art Funktionsdatensatz. Unternehmen verlangen häufig von Mitarbeitern, dass sie einen Vorfallbericht ausfüllen, in dem genau angegeben ist, was passiert ist, wenn ein Mitarbeiter oder ein Kunde in den Geschäftsräumen oder während des Betriebs verletzt wird. Dieses Funktionsprotokoll wird nur bei Bedarf ausgefüllt. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, da es Ereignisse in den Worten der beteiligten Personen kurz vor dem Eintreten des Ereignisses dokumentiert.
Eine andere Art von Funktionsaufzeichnung ist ein Kundenfeedbackformular. Nicht jeder Kunde füllt ein Feedback-Formular aus, und ein Kunde tut dies in der Regel nur, wenn er etwas Spezielles über den Service des aktuellen Tages zu sagen hat. Das Feedback-Formular ist eine Funktionsaufzeichnung, da es ein einmaliges Ereignis, das zu einem bestimmten Zeitpunkt stattgefunden hat, in Worten der betreffenden Person dokumentiert.
Ein Reiseticket ist ein Funktionsnachweis, der häufiger ausgefüllt wird. Häufig lässt ein Unternehmen seine Fahrer jedes Mal, wenn ein Fahrer ein Firmenfahrzeug herausnimmt, einen Bericht mit den Details einer Fahrt ausfüllen. Wenn ein Manager Fragen zum Betrieb des Fahrzeugs beantworten muss, die in der Vergangenheit aufgetreten sind, verfügt er auf diese Weise über einen zeitnahen Tätigkeitsbericht, der vom Fahrer zur Überprüfung vorbereitet wird.
Funktionsunterlagen können ein Unternehmen vor Haftung schützen. Kunden und Mitarbeiter haben oft Jahre Zeit, um eine Klage gegen ein Unternehmen wegen einer Reihe von zivilrechtlichen Verstößen einzureichen. Ohne eine zeitgleiche Aufzeichnung der Ereignisse wäre es für ein Unternehmen schwierig zu beweisen, was genau in der Vergangenheit passiert ist.