Was ist ein Meeting-System?
Ein Besprechungssystem ist eine Technik, mit der Besprechungen, Konferenzen oder andere Zusammenkünfte von Einzelpersonen reibungsloser verlaufen, zu einvernehmlichen Entscheidungen gelangen oder auf andere Weise ein Ziel erreichen können. Es gibt viele verschiedene Besprechungssysteme, die Unternehmen, Gruppen oder staatlichen Stellen zur Verfügung stehen, um Besprechungen effektiv zu ermöglichen. Das verwendete Versammlungssystem wird häufig von der Geschäftsführung eines Unternehmens festgelegt oder innerhalb einer Gruppe mit Stimmenmehrheit vereinbart. Ein System kann strukturiert oder unstrukturiert sein und ist häufig an bestimmte Regeln und Zeitbeschränkungen gebunden.
„Roberts Geschäftsordnung“ ist ein gemeinsames Versammlungssystem, das von vielen Unternehmen und parlamentarischen Gremien verwendet wird. Das System wurde zu Beginn des 20. Jahrhunderts entwickelt und verwendet eine Reihe von Regeln für die Durchführung von Besprechungen. Sitzungen, die nach Roberts Geschäftsordnung abgehalten werden, haben häufig einen Vorsitzenden oder Präsidenten, der die Ereignisse überwacht. Die Regeln regeln, wer sprechen darf, wie lange diese Person sprechen darf, wie über Punkte abgestimmt wird und wie die Reihenfolge der Ereignisse innerhalb des Meetings ist. Das System kann an die Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst oder von einer staatlichen Stelle, die es nutzt, geändert werden. Der Vorteil dieses Systemtyps besteht darin, dass lange Debatten häufig nicht zur Monopolisierung der Zeit bei Besprechungen führen und ein geordneter Prozess für die Erreichung von Zielen bereitgestellt wird. Der Nachteil ist, dass die Regeln komplex und langwierig sind und daher viele Mitarbeiter möglicherweise nicht mit dem gesamten System vertraut sind.
Open Space ist ein Meeting-System, das viel weniger strukturiert ist und häufig von einem Unternehmen auf einer Konferenz, einem Retreat oder sogar einer wöchentlichen Mitarbeiterversammlung verwendet wird. Bei diesem System werden den Teilnehmern zu Beginn ein Ziel oder mehrere Ziele zur Verfügung gestellt. Die anwesenden Personen brechen dann in Gruppen auf und versuchen mit kreativen Prozessen, das Ziel im Verlauf der Veranstaltung zu erreichen. Ein Open-Space-Meeting-System ist effektiv, um die meisten Mitarbeiter oder Teilnehmer in den Prozess einzubeziehen. Die fehlende Struktur in diesem System ist jedoch möglicherweise nicht für jedes Unternehmen geeignet.
Unternehmen mit Mitarbeitern an mehreren Standorten können häufig ein Online-Besprechungssystem verwenden. Mithilfe von Websites oder Softwareprogrammen kann eine Person ein Meeting über das Internet abhalten. Diese Programme verfügen häufig über ein Abstimmungssystem, mit dem über Probleme entschieden werden kann und das den Teilnehmern die Teilnahme über Internet-Chat oder Sprachtechnologie ermöglicht. Der Veranstalter kann dieses Besprechungssystem verwenden, um Anrufe von Teilnehmern stummzuschalten und über die Reihenfolge der Ereignisse zu entscheiden und wer wann sprechen kann. Mit diesen Systemen können Benutzer häufig PowerPoint-Präsentationen erstellen, Videos anzeigen und die Bildschirmfreigabetechnologie für Schulungszwecke und zum Erreichen anderer Besprechungsziele verwenden.