Was ist ein papierloses Büro?
Ein papierloses Büro ist eine Arbeitsumgebung, in der die meisten oder alle Dokumente in digitaler Form gespeichert werden und auf die leicht zugegriffen werden kann. Es basiert auf der Idee, dass viele der früher papierbasierten Funktionen traditioneller Büros digitalisiert wurden. Als Computer in der westlichen Arbeitswelt allgegenwärtig wurden, begannen Meinungsführer, sich einen Arbeitsplatz vorzustellen, an dem die digitale Geschäftsführung nicht nur den Geschäftsprozess rationalisiert, sondern auch den Bedarf an Papier weitgehend beseitigt.
Die Grundidee des papierlosen Büros ist, dass Dokumente in den meisten Fällen und in den meisten Branchen nicht gedruckt werden müssen. Verträge können beispielsweise in einem Büro erstellt, per E-Mail an die Parteien gesendet und elektronisch unterzeichnet werden, wobei jede Partei eine beglaubigte Kopie des unterzeichneten Dokuments vorlegt. Pläne können online gespeichert und abgerufen werden, wobei der Baufortschritt digital verfolgt wird. Restaurants können ihre Abläufe rationalisieren und Fehler minimieren, indem sie ihre Lebensmittelbestellsysteme digitalisieren. Die meisten Unternehmen tätigen zumindest einen Teil ihrer Finanztransaktionen elektronisch.
Neben der einfachen Reduzierung des Papiervolumens am Arbeitsplatz besteht ein wesentlicher Vorteil der Digitalisierung von Dokumenten darin, dass die neueste Version sofort für alle verfügbar ist. Der Zugang zu genauen, aktuellen Informationen ist besonders im Gesundheitswesen von entscheidender Bedeutung, wo Patientenakten traditionell in Papierform an verschiedenen Orten aufbewahrt werden. Das Fehlerpotential ist erheblich, wenn Sie von solchen Dateien abhängen. Einige Patienten haben jedoch ihre relevanten medizinischen Daten auf einem digitalen Speichergerät gespeichert, das bei jedem Arztbesuch aktualisiert wird. Diese Geräte, die sich in Aufzeichnungen spiegeln, die in einer zentralen Datenbank gespeichert sind, tragen wesentlich dazu bei, das Vertrauen von Angehörigen der Gesundheitsberufe in Papierform und die Anfälligkeit für die damit verbundenen Probleme zu verringern.
Im Vergleich zu digitalisierten Aufzeichnungen weist Papier viele Nachteile auf. Papierdokumente erfordern eine erhebliche Menge an Personalzeit für die Bearbeitung - das Erstellen, Speichern und Abrufen von Dokumenten. Mailing erhöht die Zeit- und Kostenersparnis beim Umgang mit Papier. Papierdokumente müssen auch alphabetisch oder nach Erstellungsdatum gespeichert werden. Die einzige Möglichkeit, ein Papierdokument abzurufen, besteht darin, zu wissen, wie es gespeichert wurde. Darüber hinaus sind sich Manager der Tatsache bewusst, dass ein falsch abgelegtes Dokument häufig ein verlorenes Dokument ist.
Eines der wichtigsten Hindernisse für das papierlose Büro ist der menschliche Faktor - das heißt, die meisten Unternehmen waren traditionell papierorientiert und es ist schwierig, alte Gewohnheiten zu ändern. Beispielsweise werden viele elektronische Dokumente häufig einfach routinemäßig gedruckt und archiviert. Darüber hinaus ermöglicht die zunehmende Komplexität und Leistungsfähigkeit von Druckern und Kopiergeräten das Drucken von Dokumenten in einer Qualität, die zuvor nur von kommerziellen Druckern erhältlich war, jedoch zu einem Bruchteil ihrer Kosten. Dies führte zu einem weltweiten Druckrausch; Seit der Einführung des papierlosen Büros bis zum Jahr 2000 hat sich die weltweite Ausgabe von Papierdokumenten aller Art schätzungsweise verdoppelt. Seitdem hat sich die Produktion jedoch eingependelt und begann anschließend zu sinken.
Die Implementierung von papierlosen Büros kann zu wünschenswerten Umweltvorteilen führen. Die Herstellung von Papier trägt neben der Erzeugung von Treibhausgasen, die die globale Erwärmung verschlimmern sollen, sowohl zur Entwaldung als auch zur Verschmutzung bei. Darüber hinaus können die Tinten, die bei der Herstellung von Dokumenten selbst verwendet werden, schädliche Bestandteile enthalten, die in ihrer Menge auch eine nachteilige Auswirkung auf die Umwelt haben.
Viele Archive können digitalisiert werden, und Unternehmen, die papierlose Programme implementieren, scannen vorhandene Papierdokumente als Teil dieser Programme. Viele Unternehmen haben festgestellt, dass sie viele Papiereinträge gespeichert haben, die sie nicht benötigen, z. B. Kopien von monatlichen Abrechnungen, die an Kunden gesendet wurden. Neben der Reduzierung des Volumens gespeicherter Papierdokumente konnten Organisationen, die Digitalisierungsprogrammen unterzogen wurden, Speicherplatz für andere Zwecke als die Dokumentenspeicherung neu zuweisen.