Was ist ein papierloses Büro?

Ein papierloses Büro ist eine Arbeitsumgebung, die mit den meisten oder allen Dokumenten in digitaler Form arbeitet und elektronisch und einfach zugänglich ist. Es basiert auf der Idee, dass viele früher papierbasierte Funktionen traditioneller Ämter digitalisiert wurden. Als Computer im westlichen Arbeitsumfeld allgegenwärtig wurden, stellten sich die Meinungsführer einen Arbeitsplatz vor, an dem das digitale Durchführen des Geschäfts nicht nur den Geschäftsprozess optimieren würde, sondern auch weitgehend die Notwendigkeit von Papierbedürfnissen beseitigt. Verträge können beispielsweise in einem Büro erstellt werden, per E -Mail an die Parteien und elektronisch unterschrieben, wobei jede Partei eine zertifizierte Kopie des unterschriebenen Dokuments zur Verfügung stellte. Blaupausen können online gespeichert und zugegriffen werden, wobei der Baufortschritt digital verfolgt wird. Restaurants können ihren Betrieb rationalisieren und Fehler minimieren, indem sie ihr Essen digitalisierenBestellsysteme. Die meisten Unternehmen führen mindestens einige ihrer Finanztransaktionen elektronisch durch.

Neben der einfachen Reduzierung des Papiervolumens am Arbeitsplatz besteht ein wesentlicher Vorteil der Digitalisierung von Dokumenten darin, dass die neueste Version für alle sofort verfügbar ist. Der Zugang zu genauen, aktuellen Informationen ist im Gesundheitswesen besonders von entscheidender Bedeutung, bei denen die Patientenakten traditionell in Papierdateien an verschiedenen Orten aufbewahrt wurden. Das Fehlerpotential ist in Abhängigkeit von solchen Dateien erheblich. Einige Patienten tragen jedoch ihre relevanten medizinischen Daten auf einem digitalen Speichergerät, das bei einem medizinischen Fachmann aktualisiert wird. Diese Geräte, die durch Aufzeichnungen, die in einer zentralen Datenbank verwaltet wurden

VergleichenD Zu digitalisierten Aufzeichnungen hat Papier viele Nachteile. Papierdokumente erfordern eine erhebliche Zeit des Personals für die Handhabung - das Erstellen von Dokumenten und das Speichern und Abrufen. Mailing fügt der Handhabung des Papiers eine weitere Zeit und Geldschicht hinzu. Papierdokumente müssen ebenfalls gespeichert werden, ob alphabetisch oder nach Erstellung von Schöpfung, und die einzige Möglichkeit, ein Papierdokument abzurufen, besteht darin, zu wissen, wie es gespeichert wurde. Darüber hinaus sind sich die Manager sehr bewusst, dass ein fehlgeleitetes Dokument häufig ein verlorenes Dokument ist.

Eines der wichtigsten Hindernisse für das papierlose Amt ist der menschliche Faktor. Die meisten Unternehmen wurden traditionell papierorientiert und es ist schwierig, alte Gewohnheiten zu verändern. Beispielsweise werden viele elektronische Dokumente häufig als routinemäßig gedruckt und eingereicht. Darüber hinaus ermöglicht die zunehmende Raffinesse und Fähigkeit von Druckern und Kopiermaschinen, Dokumente einer Qualität zu drucken, die zuvor nur bei Commercia erhältlich warL Drucker, aber zu einem Bruchteil ihrer Kosten. Dies führte zu einem weltweiten Druckrausch; Ab dem Zeitpunkt, an dem das papierlose Büro erstmals bis 2000 artikuliert wurde, wurde geschätzt, dass sich die globale Ausgabe von Papierdokumenten aller Art verdoppelte. Seitdem hat sich die Ausgabe jedoch ausgeschaltet und anschließend abnimmt.

Implementierung von papierlosen Ämtern kann wünschenswerte Umweltvorteile bringen. Die Produktion von Papier trägt sowohl zur Entwaldung als auch zur Verschmutzung bei, zusätzlich zur Herstellung von Treibhausgasen, die die globale Erwärmung verschlimmern. Darüber hinaus können die Tinten, die bei der Herstellung von Dokumenten selbst verwendet werden, schädliche Komponenten enthalten, die auch in Volumen einen nachteiligen Einfluss auf die Umwelt haben.

Viele Archive können digitalisiert werden, und Unternehmen, die papierlose Programme implementieren, umfassen das Scannen vorhandener Papierakten als Teil dieser Programme. Viele Unternehmen haben festgestellt, dass sie viele Papierunterlagen aufbewahrt haben, die sie nicht benötigen, wie z. B. Kopien O.F monatliche Aussagen an Kunden. Neben der Reduzierung des Volumens der gespeicherten Papierdokumente konnten Organisationen, die Digitalisierungsprogrammen durchlaufen haben