Was ist eine Beschaffungsabteilung?
Eine Beschaffungsabteilung ist eine Abteilung oder Abteilung, die für die Beschaffung der für den Betrieb eines Unternehmens oder einer Gemeinde erforderlichen Waren und Dienstleistungen verantwortlich ist. Um dieser Verantwortung nachzukommen, wird der Abteilung normalerweise die Befugnis erteilt, Verkäuferverträge auszuhandeln, Kaufbeträge zu begrenzen und Bestellungen zu generieren, um genehmigten Anforderungen zu entsprechen. Eine Beschaffungsabteilung kann auch berechtigt sein, Angebotsanfragen (Request for Proposals, RFPs) zu stellen, um die besten Lieferanten für eine bestimmte Ware oder Dienstleistung zu ermitteln. Dank der modernen Kommunikation gibt es eine Reihe hervorragender elektronischer Beschaffungssysteme, die eine Aufteilung in die tägliche Funktion des Bestellens, Verfolgens und Empfangens dieser Waren und Dienstleistungen unterstützen können.
Einer der Hauptvorteile einer Beschaffungsabteilung besteht darin, dass durch die Zentralisierung der Beschaffungsfunktion die Einkaufsabläufe standardisiert werden können. Dies kann häufig zu einer besseren Kontrolle des Rechnungslegungsprozesses führen, da die gesamte Bestellung über eine zentrale Stelle erfolgt und nicht über jede Abteilung oder Abteilung des Unternehmens oder eine andere Einheit, die Waren und Dienstleistungen einzeln bestellt. Da die Beschaffung über eine einzige Pipeline erfolgt, ist es viel einfacher, die Ausgaben im Auge zu behalten und in einem angemessenen Rahmen zu halten.
Ein weiterer Vorteil für die Beschaffungsabteilung ist die Möglichkeit, Mengeneinkäufe für Artikel vorzunehmen, die in mehreren Abteilungen benötigt werden. Beispielsweise können Beschaffungssysteme, die den Verbrauch von Büromaterial in allen Abteilungen nachverfolgen können, dabei helfen, festzustellen, wie viele Papiermengen benötigt werden, um das Geschäft innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens betriebsbereit zu halten. Anhand dieser Daten können die Personen, die Beschaffungen tätigen, in der Regel einen niedrigeren Stückpreis erzielen, indem sie einen einzelnen Großauftrag bei einem Lieferanten aufgeben und so dem Unternehmen Geld sparen. Dies wäre ohne einen zentralen Einkaufsprozess nur schwer möglich.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass eine Beschaffungsabteilung auch Lieferanten einlädt, an einem Ausschreibungsverfahren für das Geschäft des Unternehmens teilzunehmen. Dies bedeutet, dass der Geschäftsbereich Beschaffungsverträge initiieren und überwachen kann, die zumindest für einen bestimmten Zeitraum Sonderkonditionen für verschiedene Waren und Dienstleistungen festlegen. Die Division kann dieses Modell als Teil der Beschaffung von Lieferungen oder sogar der Baubeschaffung verwenden, wenn das Unternehmen oder die Gemeinde an einem Bauprojekt beteiligt ist.
Im Allgemeinen sind Beschaffungsprogramme so strukturiert, dass sie integer und ehrlich funktionieren. In das System sind normalerweise eine Reihe von Prüfungen integriert, die es erschweren, etablierte Verfahren zu umgehen, oder die es den Mitarbeitern der Abteilung ermöglichen, im Gegenzug für einen Lieferantenvertrag eine besondere Vergütung zu erhalten. Wie bei jeder Abteilung oder Abteilung, die sich mit Finanzen jeglicher Art befasst, wird eine Beschaffungsabteilung regelmäßig, in der Regel mindestens einmal im Jahr, überprüft. Dies hilft sicherzustellen, dass die Verfahren eingehalten werden und dass alle Transaktionen auf legale und ethische Weise durchgeführt werden.