Was ist ein professioneller Verwaltungsassistent?
Die Rolle eines professionellen Verwaltungsassistenten spielt in vielen Unternehmen eine wichtige Rolle. Obwohl ein professioneller Verwaltungsassistent in der Regel ähnliche Aufgaben wie ein Verwaltungsassistent hat, verfügt er in der Regel über mehrjährige Erfahrung und / oder einen Hochschulabschluss und arbeitet häufig mit Führungskräften im Unternehmen zusammen und fungiert möglicherweise auch als Büroleiter. Die beruflichen Zuständigkeiten von Verwaltungsassistenten sind unterschiedlich, jedoch häufig bürokratischer Natur. Jeder Verwaltungsassistent muss in der Lage sein, gut mit anderen Personen zusammenzuarbeiten, über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten zu verfügen und über gute Kenntnisse im Tippen und Arbeiten am Computer zu verfügen.
Nach Angaben des US-Arbeitsministeriums kann ein professioneller Verwaltungsassistent in einem Büro entweder als Verwaltungsangestellter oder als Sachbearbeiter tätig sein, um sicherzustellen, dass das Geschäft effektiv und effizient läuft. Zu ihren Aufgaben gehört möglicherweise die Verwaltung der Kommunikation zwischen dem Unternehmen, seinen Kunden und seinen Mitarbeitern, z. B. per Post, Telefon oder E-Mail. Planen von Besprechungen; Termine festlegen; sorgfältige Aktenführung oder Entwicklung eines Aktensystems; Unterstützung anderer Mitarbeiter bei Projekten oder Forschungen; und Reisevorbereitungen treffen. Die meisten professionellen Verwaltungsassistenten erledigen all diese Aufgaben und mehr.
Einige zusätzliche Aufgaben können die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter, die Unterstützung von Kunden oder Kunden, die das Büro betreten, und die Aufrechterhaltung der Versorgung des Büros umfassen. Dies kann bedeuten, dass Sie eine Bestandsaufnahme der Vorräte vornehmen und die benötigten Artikel bestellen sowie sorgfältige Buchhaltungsunterlagen führen. Ein professioneller Verwaltungsassistent muss mit den technischen Geräten im Büro vertraut sein und in der Lage sein, kleinere Reparaturen durchzuführen oder zu entscheiden, wann er jemanden anrufen soll, um ein Gerät zu reparieren.
Ein professioneller Verwaltungsassistent muss in der Lage sein, unabhängig zu arbeiten und Entscheidungen zu treffen. Er oder sie muss entscheiden, welche Informationen an den Chef weitergeleitet werden müssen und was unabhängig behandelt werden kann. Ein Verwaltungsassistent, der eine Büroleiterrolle innehat, muss sicherstellen, dass die Bürorichtlinien eingehalten werden, die sich möglicherweise auf Probleme wie die Kleiderordnung oder die beantragte Freizeit beziehen. Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass die Befehlskette eingehalten wird, wenn das Büro eine formellere Umgebung bietet.
Einige professionelle Verwaltungsassistenten werden in bestimmten Bereichen ausgebildet, beispielsweise im juristischen oder medizinischen Bereich. Diese Bereiche erfordern im Allgemeinen zusätzliche Schulungen, um die spezifische Terminologie und Methodik der Umgebung zu erlernen, in der sie arbeiten werden. Assistenten in diesen Bereichen erhalten häufig höhere Löhne als in normalen Büroumgebungen.
Es gibt viele Zertifikatsprogramme und einzelne Klassen, um Verwaltungsassistenten auszubilden. Diese Art von Schulungen und Zertifizierungen können in einem Lebenslauf hervorragend aussehen und die Einstellungschancen verbessern. Viele Verwaltungsassistenten lernen jedoch einfach ihre wertvollen Fähigkeiten am Arbeitsplatz und verdienen Erhöhungen und Beförderungen durch jahrelangen zuverlässigen Service.