Was ist eine Bestellnummer?
Eine Bestellnummer ist ein alphanumerischer Code, der einer bestimmten Kaufanforderung zugeordnet ist. Am häufigsten werden Bestellnummern intern von Unternehmen verwendet, um ihre eigenen Einkäufe zu verfolgen. Einige Unternehmen weisen jedoch allen Verkäufen Codes zu und geben ihren Kunden Bestellnummern, damit die Kunden ihre Bestellungen verfolgen können. Diese Codes können in einem beliebigen alphanumerischen Format vorliegen, und viele Unternehmen verwenden bestimmte Buchstaben oder Zahlen, um bestimmte Angaben zur Bestellung zu machen, z. B. was verkauft wird, den Standort, den Käufer und das Datum.
Verwendung in Unternehmen
In vielen Unternehmen wird eine Bestellnummer vergeben, nachdem ein Mitarbeiter oder eine Abteilung eine Bestellung für bestimmte Waren oder Dienstleistungen angefordert hat. Die Anfrage wird in der Regel formell an einen Einkäufer gesendet, indem ein sogenanntes Anforderungsformular verwendet wird. Wenn die Anfrage genehmigt wurde, wird eine Bestellung erstellt und eine Bestellnummer zugewiesen. Zu diesem Zeitpunkt wird die Bestellung bei einem anderen Unternehmen aufgegeben, das häufig die Bestellnummer des Käufers zur Aufnahme in das Bestelldetail aufzeichnet.
Da der Lieferant eine Versand- oder Packliste für die Bestellung des Kunden erstellt, ist die Bestellnummer normalerweise im Detail enthalten. Auf diese Weise kann die Empfangsstelle des Käufers die Menge und Art der gelieferten Waren überprüfen und bestätigen, dass die Sendung einer ordnungsgemäß autorisierten Bestellung zugeordnet ist. Die Bestellnummer erscheint auch auf der Rechnung und allen anderen Unterlagen, die der Verkäufer dem Kunden aushändigt. Aus dieser Perspektive beschleunigt die Bestellnummer die Terminierung der Zahlung an den Lieferanten und ermöglicht die Weiterleitung der Waren an die richtige Abteilung.
Die Bestellnummer ermöglicht es dem Unternehmen auch, die Kosten auf das Budget der Abteilung anzuwenden, die die Bestellung aufgegeben hat. Außerdem wird der Kreditorenabteilung die Rechtmäßigkeit der Ausgabe bestätigt. Die Zahlung kann dann an den Verkäufer erfolgen.
Format
Der genaue Aufbau und die Länge einer Bestellnummer sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Viele Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, verwenden die ersten Zeichen des Codes, um den Ort zu identifizieren, an dem die Bestellung aufgegeben wurde, z. B. "CHI", um eine Einrichtung in Chicago darzustellen. Die nächsten Zeichen geben möglicherweise die Abteilung an, die den Auftrag erteilt hat, z. B. "RD" für die Forschungs- und Entwicklungsabteilung. Daher kann die Bestellnummer für eine Bestellung, die von der Forschungs- und Entwicklungsabteilung eines Unternehmens in Chicago aufgegeben wurde, mit "CHIRD" beginnen, gefolgt von anderen alphanumerischen Zeichen, die weitere Informationen zu der Bestellung enthalten.
Unternehmen strukturieren ihre Bestellnummern normalerweise so, wie es mit ihren internen Nachverfolgungssystemen am besten funktioniert. Einige verwenden auch Bindestriche oder Leerzeichen. Dies kann hilfreich sein, wenn nur bestimmte Zeichen innerhalb einer Bestellnummer für einen bestimmten Zweck gelesen werden müssen. Als Reaktion auf die Vielzahl der Längen und Formate, die verwendet werden können, konfigurieren viele Anbieter die Felder in ihren Auftragsverfolgungsdatenbanken so, dass eine beliebige Anzahl von Zeichen - sogar 30 oder mehr - in einer Bestellnummer verwendet werden kann.