Was ist eine Angebotsanfrage?
Eine Angebotsanfrage, die auch einfach als Gebotsanfrage bezeichnet wird, ist eine formelle Aufforderung an einen Lieferanten, einem potenziellen Kunden ein Angebot zu unterbreiten, um das Geschäft dieser Person, Firma oder gemeinnützigen Organisation zu sichern. Manchmal als Angebotsanfrage oder Angebotsanfrage bezeichnet, enthält die Angebotsanfrage die Bedingungen, die für die Arbeitsbeziehung maßgeblich sind, sowie Preisangaben, die der Emittent wahrscheinlich für wünschenswert hält. Gebote können etwas informell sein, sind jedoch häufig gut dokumentiert und so strukturiert, dass die anfragende Stelle alle Eingaben relativ einfach vergleichen kann.
Das Erstellen einer Angebotsanfrage ist relativ unkompliziert. Die ausstellende Stelle identifiziert, welche Produkte erforderlich sind, und fordert die ausgewählten Lieferanten auf, ein formelles Angebot für das Unternehmen abzugeben. In der Regel gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Abgabe des Angebots und des Fälligkeitsdatums, bis zu dem der Emittent das Angebot erhalten muss, damit es berücksichtigt wird. Die Nichtbeachtung der vom Emittenten festgelegten Richtlinien führt in der Regel zum automatischen Ausschluss von der Prüfung, sobald die Bewertung der eingegangenen Angebote durchgeführt wird.
Im Mittelpunkt jeder Angebotsanfrage steht die Preisgestaltung für jede Ware oder Dienstleistung, die gemäß den Vertragsbedingungen zu erbringen ist. Preisangaben sollten klar, präzise und vollständig relevant für die angegebenen und implizierten Bedürfnisse des Bieters sein. Während der Lieferant in der Regel in der Antwort etwas Raum hat, um andere Daten aufzunehmen, sollte die Preisgestaltung immer in einer einzigen Matrix dargestellt werden, möglichst auf einer einzigen Seite. Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Matrix als Anhang zum Hauptteil der Antwort strukturiert ist.
Bei der Entscheidung, wie die Preismatrix eingerichtet werden soll und wo die Daten in den Hauptteil der Antwort auf die Angebotsanfrage aufgenommen werden sollen, ist es wichtig, das Angebotsvorschlagsblatt oder andere vom Emittenten erstellte Dokumente genau zu beachten. Die Preismatrix sollte so strukturiert sein, dass der Emittent bei der Bewertung der Antworten dem gleichen allgemeinen Ablauf der Anfrage folgt. Wenn in der Antwort spezifische Anweisungen zum Platzieren der Matrix enthalten sind, stellen Sie sicher, dass dies erfolgt ist. Auf diese Weise können Sie dem Lieferanten den Blick für Details verdeutlichen und dem Emittenten das schnelle Auffinden der Daten erleichtern, die er bei der Auswahl des endgültigen Lieferanten überprüfen möchte.
In Situationen, in denen die Angebotsanfrage sehr einfach ist und nicht viele Details zur Struktur und Platzierung von Informationen in der Antwort enthält, möchte der Befragte möglicherweise einen Textvorschlag verwenden, der auch als Angebotsvorlage bezeichnet wird. Viele Unternehmen unterhalten Kesselschilder, die schnell mit Preisen und anderen grundlegenden Informationen für eine bestimmte Gebotsanfrage angepasst werden können. Es gibt auch eine Reihe allgemeiner Angebotsvorlagen zum Herunterladen, von denen einige kostenlos sind. Diese allgemeinen Ressourcen sollten jedoch nur verwendet werden, wenn der Lieferant, der die Angebotsanforderung ausstellt, keine spezifischen Details zur Strukturierung der Antwort enthält.