Was ist eine Informationsanfrage?
Die Informationsanforderung (RFI) ist eine gemeinsame Geschäftsstrategie, mit der potenzielle Kunden Daten zu den von verschiedenen potenziellen Anbietern angebotenen Diensten und Supportleistungen erfassen können. Das genaue Format des Dokuments hängt von der Art und Tiefe der Informationen ab, die der Kunde erhalten möchte. Häufig handelt es sich bei einer Informationsanfrage um ein einfaches Frage- und Antwortdokument, das sehr einfache Antworten erfordert. Auf diese Weise kann der Kunde die Anfrage an mehrere Lieferanten senden und die Antworten auf einfache Weise vergleichen.
Während die Informationsanforderung einige Merkmale mit der Angebotsanforderung oder der Angebotsanfrage teilt, verwenden Kunden die Angebotsanforderung in der Regel als Mittel zur Erfassung von Basisdaten, um zu entscheiden, welche Lieferanten ausgewählt werden, um eine Einladung zur Einreichung eines formellen Angebots zu erhalten. Die typische RFI bietet wenig Hintergrundinformationen für den Kunden und konzentriert sich eher auf allgemeine Geschäftspraktiken, die vom Lieferanten angebotenen Waren und Dienstleistungen und manchmal auf die veröffentlichten Standardpreise. Im Gegensatz dazu geht das RFP in der Regel über diese grundlegenden Informationen hinaus, indem es zusätzliche Daten zum Kunden bereitstellt, Preise basierend auf dem Verbrauch des Volumens anfordert und die Lieferanten auffordert, mit Lösungen auf die spezifischen Bedürfnisse des Kunden zu reagieren.
Aus dieser Perspektive kann die Informationsanfrage als ein Mittel zum Sammeln von Informationen angesehen werden, die dann ausgewertet und verwendet werden, um den nächsten Schritt in dem Prozess zu bestimmen. Wenn die Idee besteht, Anbieter für den Abschluss einer langfristigen vertraglichen Vereinbarung zu finden, kann der Kunde die RFI an mehrere Unternehmen senden, die die gewünschten Basisprodukte anbieten. Sobald alle Antworten eingegangen sind, vergleicht der Client die Vorzüge jeder Antwort und schränkt die Liste der RFP-Kandidaten schließlich auf einige wenige ein. Zu diesem Zeitpunkt werden Anbieter, die diese vorläufige Phase erfolgreich durchlaufen haben, aufgefordert, ein Angebot einzureichen, das in der Regel eine Anfrage und ein vom potenziellen Kunden angegebenes Format verwendet.
Eine Informationsanfrage kann auch als grundlegender Geschäftsprozess zur Bewertung potenzieller Anbieter verwendet werden, bei denen keine langfristige vertragliche Vereinbarung praktikabel ist. In diesem Szenario dient die RFI dazu, Anbieter zu identifizieren, die von Zeit zu Zeit die wettbewerbsfähigsten Standardpreise für Waren und Dienstleistungen anbieten, die der Kunde möglicherweise benötigt. Beispielsweise kann ein lokales Unternehmen eine RFI an alle lokalen Bürobedarfsgeschäfte senden, um herauszufinden, welcher den niedrigsten Preis für allgemeine Bürobedarfsartikel aufweist. Diese bieten Mengenrabatte, wenn ein Auftrag einen bestimmten Betrag überschreitet, und wer liefert Bestellungen mit oder ohne Versandkosten. Die Daten werden archiviert, sodass das kleine Unternehmen bei Bedarf entscheiden kann, wo es Büromaterial kauft.