Was ist eine Ausschreibung?

Manchmal einfach als RFT bezeichnet, ist eine Ausschreibung ein Dokument, das als Aufforderung an Lieferanten und verschiedene Arten von Anbietern dient, dem Aussteller des Dokuments Waren und Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen. Diese Art der Einladung wird größtenteils von staatlichen Stellen genutzt, die von der lokalen bis zur nationalen Ebene reichen. Eine Ausschreibung hat eine ähnliche Funktion wie die Angebotsanfrage oder Ausschreibung im privaten Sektor.

Eines der Unterscheidungsmerkmale einer Ausschreibung besteht darin, dass die Aufforderung nicht an eine ausgewählte Gruppe potenzieller Lieferanten gerichtet wird. Dies unterscheidet sich von einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, bei der das Dokument entweder etwas umfassend oder sehr detailliert sein kann, und richtet sich nur an Anbieter, die nach Ansicht des Unternehmens die Anforderungen erfüllen können. Stattdessen konzentrieren sich die Regierungen darauf, sehr spezifische Informationen über die gewünschten Warentypen bereitzustellen und eine breite Palette potenzieller Anbieter zur Lieferung einzuladen. Jedes Unternehmen oder jede Einzelperson, die die im Text des Dokuments festgelegten Kriterien erfüllt, kann sich kostenlos bewerben und möglicherweise den Status eines autorisierten Lieferanten erhalten.

In einigen Ländern erfordert die Beantwortung einer Ausschreibung, dass der potenzielle Anbieter eine sogenannte Informationsanfrage (RFI) einreicht. Dieses Dokument enthält im Wesentlichen Hintergrundinformationen zum potenziellen Anbieter, einschließlich Einzelheiten zur Anzahl der Geschäftsjahre, Informationen zur finanziellen Stabilität des Unternehmens und andere Faktoren, die für die Qualifikation als autorisierter Lieferant für die Regierung relevant sein können. Eine Kopie des Dokuments kann zusammen mit der Einreichung der RFT eingereicht werden, oder der Verkäufer muss möglicherweise bestätigen, dass zuvor eine RFI eingereicht wurde, wobei auf das Datum und die Regierungsstelle verwiesen wird, die die Informationsanfrage erhalten hat.

Es gibt keine Standardvorlage für die Erstellung einer Ausschreibung. Das endgültige Dokument wird die aktuellen Vorschriften und Standards widerspiegeln, die die Regierung einhalten muss. Dies bedeutet, dass der endgültige Entwurf wahrscheinlich sehr detailliert ist und potenziellen Lieferanten ausreichende Informationen zur Verfügung stellt, um zu bestimmen, ob sie auf die Anfrage antworten sollten oder nicht. Anforderungen dieser Art hindern Anbieter, die nicht den staatlichen Standards entsprechen, Zeit damit zu verbringen, eine Antwort zu erstellen, die höchstwahrscheinlich berücksichtigt wird, und minimieren gleichzeitig die Anzahl der Antworten, die von der Stelle geprüft werden müssen, die die ursprüngliche Ausschreibung ausgestellt hat.