Was ist eine Warenrücksendegenehmigung?
Eine Rücksendegenehmigung ist die Genehmigung des Verkäufers für Waren, die es dem Käufer ermöglicht, diese zur Reparatur, zum Austausch, zur Gutschrift oder zur Rückerstattung an den Verkäufer zu senden. Sie ermächtigt den Kunden zur Rücksendung der Ware, und ihre auf dem Versandetikett angegebene eindeutige Identifikationsnummer ermächtigt die Versand- und Empfangsabteilung des Verkäufers, die Lieferung des Pakets mit der Rücksendung anzunehmen. Die in einigen Märkten als Retourengenehmigungen (Return Goods Authorizations, RGAs) bezeichneten Versandhandelsgeschäfte waren lange Zeit ein fester Bestandteil des Alltagsgeschäfts, als die Einzelhändler zunehmend in die Welt des Online-Handels eintraten. Die daraus resultierenden Fernverkäufe machten die Zustellung und Rückgabe von Waren zunehmend von Versand- und Postdienstleistungen abhängig.
In den meisten Fällen hat der Käufer beim Verkauf von Waren das Recht, diese zurückzusenden. In den meisten traditionellen Einzelhandelsumgebungen hat der Einzelhändler eine spezifische Richtlinie in Bezug auf Warenrücksendungen, die in der Regel auf einen relativ kurzen Zeitraum nach dem Kauf beschränkt ist und ferner Mindeststandards für den Zustand von Waren festlegt, die zur Rückerstattung oder Gutschrift zurückgesandt werden. Der Kunde bringt die Ware mit einer Kaufdokumentation, in der Regel einer Quittung, in die Filiale zurück und legt sie zur Rücksendung vor. Wenn die Umstände im Einklang mit den Rückgabebedingungen des Verkäufers stehen, akzeptiert der Verkäufer die zurückgegebenen Waren und stellt die Rückerstattung oder Gutschrift aus. Die Ware wird in der Regel im Lagerbestand des Verkäufers vorrätig gehalten und für den Verkauf vorbereitet.
Käufer von Waren aus dem Versandhandel und aus Online-Quellen haben im Allgemeinen das gleiche Recht, Waren zurückzusenden, aber der Prozess stellt den Verkäufer vor eine größere logistische Herausforderung. In der traditionellen Umgebung werden beispielsweise Rücksendungen einzeln abgewickelt und in der Regel vom Verkäufer vor Ort geprüft. Alle Formalitäten werden vor Ort erledigt, ebenso wie die Rückerstattung oder Gutschrift, und die Transaktion ist abgeschlossen, wenn der Kunde abreist. Wenn ein Versand- oder Online-Kunde den Rücksendevorgang einleitet und die Anforderung mit den Rücksendebedingungen des Verkäufers übereinstimmt, wird eine Autorisierung für die Rücksendung von Waren erteilt. In vielen Fällen ist aus Gründen der Effizienz und der Umweltverantwortung die Rücksendegenehmigung in das Versandetikett integriert, mit dem die Waren geliefert wurden, und der Kunde kann das Versandetikett dann zur Rücksendung der Waren wiederverwenden. Andernfalls schreibt der Kunde, wenn er das Versandetikett für die Rücksendung vorbereitet, einfach die Autorisierungsnummer für die Rücksendung irgendwo auf das Etikett.
Der Rückgabeprozess über große Entfernungen ist mit dem im Geschäft vergleichbar. Die Autorisierung für die Rücksendung von Waren erfasst im Allgemeinen alle Informationen, die im Geschäft erfasst würden, und wird häufig auf demselben Dokument gedruckt, das der Verkäufer dem Kunden als Versandetikett zur Verfügung stellt, sodass die relevanten Informationen gelesen oder vom Etikett gescannt werden können, ohne dass dies erforderlich ist Öffnen des Pakets nach Erhalt, um die Zustellung des Pakets an den richtigen Ort zu erleichtern. Beim Öffnen der Rücksendepackung wird der Zustand der zurückgesandten Ware geprüft und, falls dies akzeptabel ist, die Rückerstattung oder Gutschrift erteilt.
Eine Autorisierung für die Rücksendung von Waren ist dann einfach die Reduzierung des Rücksendevorgangs auf das Schreiben, um den Vorgang der Rücksendung von Waren im Fernabsatz zur Rückerstattung zu vereinfachen. Der gleiche Vorgang wird normalerweise für den Versand von Waren an den Verkäufer zur Reparatur oder zum Austausch angewendet. In allen Fällen spiegelt der Autorisierungsprozess für die Rücksendung von Waren den Vorgang wider, der durchgeführt wird, wenn Kunden Waren zur Rücksendung in das Geschäft des Verkäufers bringen.