Was ist eine Scope-Anweisung?
Eine Scope Statement ist ein schriftliches Dokument, das von einem Projektmanager zu Beginn eines wichtigen Geschäfts- oder Bauprojekts erstellt wird. Dieses Dokument sollte an den Kunden weitergegeben werden, wenn es sich um einen externen Auftrag handelt, oder an den Sponsor, wenn das Projekt intern durchgeführt werden soll. Das Hauptziel einer Scope Statement ist eine detaillierte Darstellung der Projektziele, der zur Erreichung dieser Ziele ergriffenen Maßnahmen sowie der Hindernisse und Kosten, die mit dem gesamten Prozess verbunden sind. Auf diese Weise kann eine Art Checkliste bereitgestellt werden, die feststellt, ob das Projekt nach Abschluss erfolgreich durchgeführt wurde oder nicht.
Die Aufgabe eines Projektmanagers besteht darin, als Aufseher für alle unterschiedlichen Aspekte jeglicher Art von Projekten zu fungieren, für die seine Firma eingestellt wird. Abhängig von der Größe des Projekts kann dies eine scheinbar überwältigende Aufgabe sein, ohne dass eine Erklärung der Ziele und Vorgaben vorliegt, die während des Prozesses konsultiert werden können. Eine Scope-Anweisung dient diesem Zweck und ist nicht nur für einen Projektmanager wichtig, sondern auch für die Kunden, die die Arbeit erledigen müssen.
Viele Elemente sollten in eine effektive Geltungsbereichserklärung aufgenommen werden. Zunächst sollte der Grund für die Durchführung dieses Projekts ermittelt und als eine Art Problem definiert werden, das durch das Projekt behoben werden soll. Dem sollte das Produkt folgen, das das Projekt herstellen soll. Dieses Produkt ist im Wesentlichen die Lösung für das im ersten Teil identifizierte Problem.
Ab diesem Zeitpunkt sollte die Scope-Erklärung in ihren Beschreibungen der Notwendigkeiten und Realitäten des Projekts detaillierter werden. Die Erklärung sollte ein klares Bild davon vermitteln, was genau das Team des Projektmanagers für den Prozess liefern kann und was außerhalb ihrer Reichweite liegt und daher von anderen bereitgestellt werden muss. Auf diese Weise kann der Manager genau festlegen, was von seinen Mitarbeitern während des Projekts erwartet werden kann.
Ein weiterer Teil der Scope-Erklärung sollte den Kosten gewidmet sein, sowohl in Bezug auf die Kosten des Projekts als auch, wenn es sich um ein Geschäft handelt, den Betrag, den es generieren sollte. Bei Abschluss des Projekts sollte eine rasche Einsichtnahme in die ursprüngliche Erklärung keinen Zweifel daran lassen, ob die Mission des Projekts erreicht wurde oder nicht. Es fungiert als eine Art Vertrag zwischen dem Projektmanager und dem Kunden und beseitigt, wenn es richtig gemacht wird, alle Unsicherheiten, die für beide Seiten schädlich sein können.