Was ist eine Serviceaufzeichnung?
Eine Serviceaufzeichnung kann sich auf die Serviceaufzeichnung eines Kunden beziehen, die Rechnungs- und Kontaktinformationen enthält. In Bezug auf die Humanressourcen kann sich eine Serviceaufzeichnung auf die schriftliche Aufzeichnung eines Mitarbeiters beziehen, in der die Service- und Leistungshistorie aufgeführt ist. Serviceaufzeichnungen können auch eine elektronische oder schriftliche Dokumentation des Kontoverlaufs eines Kunden sein, einschließlich Bestellungen, Fehlerbehebung und Serviceanfragen.
In der Telekommunikationsbranche wird eine Serviceaufzeichnung auch als Customer Service Record (CSR) bezeichnet. Der Datensatz bleibt bei der Telefongesellschaft gespeichert und verknüpft bestimmte Kundeninformationen mit bestimmten Telefonnummern. Es enthält auch spezifische technische und Verdrahtungsparameter. CSRs werden verwendet, um Serviceanfragen zu validieren, einschließlich der Übertragung von Telefonnummern zwischen Betreibern.
Die in diesen Aufzeichnungen enthaltenen Informationen können ziemlich spezifisch sein. Es kann enthalten, wie viele Leitungen an einer bestimmten Adresse oder einem bestimmten Ort bedient werden. Jede Art von Telefonleitung wird angegeben, einschließlich der Gebühren, die die Telefongesellschaft erhebt. Die Gebühren können in Servicegebühren und von der Regierung erhobene Gebühren und Steuern unterteilt werden.
CSRs enthalten normalerweise vier Hauptabschnitte. Daten wie Kontonummern, Kundennummern und Servicebeschreibungen sind in einem Kopfsatz enthalten. Im Listenabschnitt werden die Verzeichnisinformationen des Dienstes aufgeführt, einschließlich der Angabe, ob bestimmte Telefonnummern aufgeführt sind und in welchen Verzeichnissen sie aufgeführt sind. Die Abschnitte "Rechnung" und "Dienst" enthalten Rechnungsinformationen und Telefonleitungsfunktionen.
Eine andere Definition eines Serviceprotokolls ist, dass die meisten Unternehmen dokumentieren, in welchen Positionen sich die Mitarbeiter während ihrer Amtszeit befanden. Personen, die beim Militär gedient haben, verfügen häufig über eine Dienstakte, in der Dienstgrade, Entlassungsraten, Entlassungsdaten und Gründe angegeben sind. Unternehmen des privaten Sektors können grundlegende Informationen, Beschäftigungstermine, Positionen, Gehaltssätze und Leistungsüberprüfungen aufbewahren.
Einige der Informationen in Mitarbeiterdatensätzen können unter bestimmten Umständen freigegeben werden. Referenzprüfungen können verwendet werden, um die in der Dienstakte eines Mitarbeiters enthaltenen Informationen telefonisch oder über elektronische Datenbanksysteme zu überprüfen. Abhängig vom örtlichen Arbeitsrecht werden möglicherweise nur Daten zu den Beschäftigungsdaten, dem Status, den Positionen und dem Wiedereinstellungsstatus des Mitarbeiters veröffentlicht. Leistungsüberprüfungsdaten werden möglicherweise nicht veröffentlicht, da sie diffamieren und negative Auswirkungen auf die Referenz haben können.
Nicht wenige Dienstleistungsunternehmen führen Aufzeichnungen über den gesamten Kontakt zwischen Kunden und ihren Vertretern. Diese Informationen können in elektronischen Datenbanken gespeichert werden, auf die mehrere Vertreter Zugriff haben. Die in der Serviceaufzeichnung enthaltenen Informationen enthalten in der Regel Angaben zum Kundenkontakt und zur Rechnungsstellung. Noch wichtiger ist, dass alle Transaktionen, die mit einem Servicemitarbeiter durchgeführt wurden, sowie die Höhepunkte der aufgetretenen Gespräche detailliert dargestellt werden.