Was ist eine Telefonkonferenz?
Eine Telefonkonferenz ist eine Besprechung oder Konferenz, die über eine Telefon- oder Netzwerkverbindung zwischen Teilnehmern in entlegenen Städten oder Arbeitsstätten abgehalten wird. Es gibt viele Arten von Telefonkonferenzen, wobei die einfachste Form die Verwendung eines Lautsprechertelefons an jedem Standort zur Durchführung einer Audiokonferenz umfasst. Anspruchsvollere Telefonkonferenzen beinhalten den Austausch von Audio, Video und Daten. Der Begriff Telefonkonferenz kann sich auch auf ein Live-Ereignis beziehen, das gleichzeitig über Satellit an verschiedene Orte übertragen wird.
Obwohl Telekonferenz ein weit gefasster Begriff ist, der eine Vielzahl von Optionen umfasst, umfassen die Grundlagen für alle Telekonferenzen die Verwendung von Telekommunikationsgeräten, Benutzer an mehreren Standorten und die kollaborative Kommunikation zwischen den Teilnehmern. Die grundlegende Audiokonferenz ist im Wesentlichen eine Telefonkonferenz. Audio-Grafiken, eine andere Form der Telefonkonferenz, ermöglichen es den Teilnehmern, neben Audio auch Grafiken, Dokumente und Videos auszutauschen. und beinhaltet zusätzliche Geräte wie elektronische Tablets, Scanner und Sprachdatenendgeräte.
E-Mail ist ein gängiges Beispiel für eine Computer-Telefonkonferenz. Durch die Verwendung zusätzlicher Geräte, in erster Linie einer Fernsehkamera, ähnelt eine Videokonferenz am ehesten einer persönlichen Besprechung, bei der die Teilnehmer an allen Standorten gesehen werden können. Viele Unternehmen verfügen über einen Videokonferenzraum, der permanent mit der erforderlichen Ausrüstung ausgestattet ist.
Zu den vielen Vorteilen von Telekonferenzen für Schulen und Unternehmen zählen die Einsparungen bei Reisezeit und Kosten, um alle Teilnehmer an einen Ort zu bringen. In dringenden Fällen kann die Durchführung einer Telefonkonferenz viel schneller sein als die Organisation eines Meetings. Ein weiterer Vorteil ist, dass aufgrund der Erreichbarkeit eine Telefonkonferenz großen Gruppen von Teilnehmern das Gefühl gibt, in Besprechungen und Entscheidungen einbezogen zu sein. Bei Bedarf kann eine Schule oder ein Unternehmen die Signale verschlüsseln, um die Sicherheit der Kommunikation während einer Telefonkonferenz zu gewährleisten.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Ausrüstung für eine Telefonkonferenz mehrere Faktoren. Wenn Sie eine Webkamera verwenden, testen Sie diese im Voraus, um festzustellen, ob sich die Kamera in einem akzeptablen Abstand befindet. Eine kabelgebundene Telefonleitung ist aus Gründen der Übersichtlichkeit am besten geeignet. Wenn Sie ein schnurloses Telefon verwenden, müssen Sie darauf vorbereitet sein, die Frequenzen im Falle von Störungen während der Telefonkonferenz zu ändern.
Mobiltelefone und Freisprecheinrichtungen sollten als letzte Möglichkeit verwendet werden. Mobiltelefone stören häufig und Freisprecheinrichtungen nehmen Hintergrundgeräusche auf und erzeugen häufig Echos. Mikrofone sind hilfreich bei der Reduzierung von Hintergrundgeräuschen.
Eine Telefonkonferenz erfordert spezielle Etikette-Regeln. Jeder Teilnehmer sollte bekannt geben, wann er sich bei einer Telefonkonferenz an- und abmeldet. Die Beteiligten sollten klar und langsam sprechen, monotone Sprache vermeiden und alle für die Konversation wichtigen Körpersprachen beschreiben. Aufgrund der Empfindlichkeit der Telefonausrüstung sollten die Teilnehmer Störgeräusche wie das Durchblättern von Unterlagen oder das Antippen der Finger oder eines Bleistifts vermeiden.
Aus Sicht des Engagements ist es hilfreich, die Namen der Teilnehmer während des Meetings zu verwenden. Variieren Sie häufig den Lautsprecher, damit die Aufmerksamkeit nicht verloren geht. Bitten Sie regelmäßig um Feedback oder eine Antwort.