Was ist eine Workflow-Datenbank?
Eine Workflow-Datenbank ist ein Ort zum Erstellen, Überarbeiten und Fördern von Arbeitsaufgaben in einem System. Es wird im Allgemeinen zum Verwalten eines Projekts mit mehreren Benutzern in einem gemeinsam genutzten virtuellen Arbeitsbereich oder einem zentralisierten Tool verwendet. Wenn ein Daten- oder Dokumentationselement erstellt wird und vor der Auslieferung an einen Kunden ein Entwicklungs- und Genehmigungssystem durchläuft, kann eine Workflow-Datenbank besonders hilfreich sein, um die Zuweisung von Aufgaben zu verwalten und die Termine in jeder Phase zu überwachen.
Im Allgemeinen kann eine Datenbank ein Speicherort für Informationen sein. Unabhängig davon, ob es sich bei den Daten um viele kleine Informationen handelt, die zu einem größeren System zusammengeführt werden, oder um eine große Entwicklung, die mehrere Eingaben erfordert, bietet eine Workflow-Datenbank eine Möglichkeit zur Interaktion mit den Daten. Manchmal ist eine Datenbank nur ein Tool zum Abrufen von Informationen. Wenn sie jedoch für den Workflow verwendet wird, kann sie zum zentralen Bereich für ein Unternehmen oder ein Projekt werden.
Das Ausführen von Aufgaben in einer Workflow-Datenbank beginnt häufig damit, die Anforderungen der Projekte zu ermitteln, diejenigen zu identifizieren, die Zugriff auf bestimmte Funktionen benötigen, und die eigentliche Datenbank zu erstellen. In der Regel kann jedes herkömmliche Workflow-System eines Unternehmens auf eine Computerplattform übertragen werden. Wenn beispielsweise eine Hardware-Entwurfszeichnung oder eine Software auf einem einzelnen PC erstellt und dann an einem gemeinsam genutzten Ort in einem Unternehmensnetzwerk innerhalb einer Workflow-Datenbank platziert wurde, könnte dieselbe Zeichnung erstellt und in einem Arbeitsbereich platziert werden, der dem ähnelt ein Share-Laufwerk. Personen mit der Berechtigung, sich in den Bereich einzuloggen, können die Zeichnung anzeigen oder bearbeiten.
Wenn ein Datenelement ein System durchläuft, um es zu ergänzen und zu verbessern, und häufig zur Integration in ein größeres Produkt, kann eine Workflow-Datenbank verwendet werden, um das Element zu verschieben. Eine zentrale Ablage oder ein zentraler Ordner kann Namen von Benutzern enthalten, die jeweils eine Aufgabe erfüllen müssen, um ein Produkt fertigzustellen. Nachdem die Daten initiiert wurden, können sie wieder in den Hauptarbeitsablaufbereich eingecheckt und der nächsten Person zugewiesen werden, die daran arbeiten soll. Diese Person oder Abteilung nimmt die erforderlichen Aktualisierungen vor und prüft die Daten für die Zuordnung zum nächsten Mitarbeiter, der die Daten dann genehmigen und in einem anderen Bereich der Datenbank ablegen kann.
Als Gesamtsystem kann eine Workflow-Datenbank verwendet werden, um die erste Version oder Iteration eines Elements zu erstellen und das Element bis zum Signaturgenehmigungsprozess zu führen, wenn dies zur Fertigstellung erforderlich ist. Wenn Sie sich die Hauptorganisationsstruktur des Workflows ansehen, können Sie eine ähnliche Aufschlüsselung wie bei einer Papierzusammenfassung und einem Überblick über ein Projekt erhalten. Entwicklungsstufen, Liefertermine im eigenen Haus und beim Kunden sowie Verantwortliche auf dem Weg zur Fertigstellung bilden häufig die Oberfläche der Workflow-Datenbank. Einzelne Benutzer erhalten dann Benachrichtigungen oder suchen auf ihren PCs nach Zuweisungen, um Arbeit abzurufen und Aufgaben zu erledigen, die einem gemeinsamen Arbeitsziel dienen.