Was ist eine Workflow Engine?

Eine Workflow-Engine ist eine Computerversion eines Prozessdiagramms. Wie man ein Diagramm zeichnen würde, um die Schritte zu veranschaulichen, die zum Ausführen einer Arbeitsaufgabe oder -aktivität ausgeführt werden müssen, ist eine Workflow-Engine die Art und Weise, wie ein Computer den Schritten eines Arbeitsprozesses folgt. Unternehmen tendieren dazu, Workflow-Engines zur Automatisierung von Arbeitsprozessen zu verwenden.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein bestimmtes Produkt verkauft, werden von einer Person im Unternehmen die Schritte des Verkaufsprozesses beschrieben, und der Prozess wird möglicherweise gestartet, wenn der Kunde ein Direktmailing-Stück vom Unternehmen erhält. Der nächste Prozess wäre, dass der Empfänger anruft, um weitere Informationen zu erhalten. Dann würde ein Vertriebsmitarbeiter den Kunden zurückrufen oder zum Zeitpunkt des Anrufs mit dem Kunden sprechen. Der nächste Schritt besteht darin, dass der Kunde eine Bestellung aufgibt oder die Website des Unternehmens aufruft, um eine Bestellung aufzugeben. Der letzte Schritt kann darin bestehen, dass das Unternehmen dem Kunden einen Gutschein für einen Rabatt auf seinen nächsten Einkauf sendet. Diese Informationen werden in die Workflow-Engine eingegeben, um die Zuweisung von Aufgaben an die verschiedenen Mitarbeiter des Unternehmens zu automatisieren oder einen Mitarbeiter auf die nächsten Schritte aufmerksam zu machen, die unternommen werden müssen.

Diese Mitarbeiter verwenden nicht die Workflow-Engine, sondern eine mit der Workflow-Engine kompatible Software. Ein Computerprogrammierer und Prozessdesigner wäre an der Erstellung der Workflow-Engine beteiligt. Während ein Computerprogrammierer an der Entwicklung einer Workflow-Engine arbeitet, liegt der Fokus auf dem Ablauf der einzelnen Schritte. Der Prozessdesigner, der an der Erstellung der Workflow-Engine beteiligt ist, befasst sich mit dem nächsten Schritt oder dem Ergebnis des vorherigen Schritts.

In der Regel ist der Prozessdesigner eine Person, die im Unternehmen tätig ist, z. B. der Entwicklungsleiter oder ein Geschäftsanalyst. Der Hauptzweck einer Workflow-Engine besteht darin, Prozesse zu automatisieren und den Prozess zu beschleunigen. In einer Situation, in der es sich um einen Verkaufsprozess handelt, besteht das ultimative Ziel bei der Verwendung einer Workflow-Engine darin, den Prozess von der Kenntnisnahme eines potenziellen Kunden über ein Produkt oder eine Dienstleistung bis zum Zeitpunkt des Kaufs zu beschleunigen.