Was ist die Verwaltung der Verwaltungsassistenten?
Administrative Assistant Management ist eine Stelle, bei der die Person die Sekretäre und das Verwaltungspersonal eines Unternehmens oder einer Firma beaufsichtigt. Alternativ kann auch die Rolle eines einzelnen Verwaltungsassistenten beschrieben werden. Mitarbeiter in dieser Position unterstützen verschiedene Führungskräfte in Unternehmen. Die Aktivitäten können von der Beantwortung von Telefonanrufen über das Entgegennehmen von Nachrichten bis hin zum Eingeben von Korrespondenz und zum Planen von Terminen für die zu unterstützenden Fachkräfte reichen.
Mitarbeiter in der Rolle des Verwaltungsassistent-Managements arbeiten in der Regel auf Aufsichtsebene und fungieren als Mentoren für die Verwaltungsassistenten der Mitarbeiter des Unternehmens oder der Firma. Dies beinhaltet die Planung der Stunden und Arbeitsrollen der einzelnen Assistenten. Wenn beispielsweise einer der Verwaltungsassistenten, der zwei der Führungskräfte des Unternehmens unterstützt, eine Woche in den Urlaub fährt, müssen die Verwaltungsassistenten sicherstellen, dass die beiden Führungskräfte über Verwaltungsunterstützung verfügen.
Neben der Terminplanung ist die Schulung ein weiterer wichtiger Faktor, den das Management der Verwaltungsassistenten mit sich bringt. Mit Kursen, Kursen und Workshops für Verwaltungsassistenten können Manager wichtige Themen, Probleme und Trends mit den Assistenten besprechen, die ihnen dabei helfen, ihre Arbeit besser auszuführen. Dies beinhaltet das Erforschen von Lern- und Ausbildungsmöglichkeiten sowie das Planen der Ausbildung und das Treffen zusätzlicher Vorkehrungen.
Die Einstellung ist eine weitere Facette der Verwaltung von Verwaltungsassistenten. Wenn zusätzliche Sekretäre oder Verwaltungsmitarbeiter eingestellt werden müssen, sendet der Manager in diesem Bereich Stellenanzeigen, fängt Lebensläufe auf und plant Interviews. Der Manager kann auch an der Befragung von Bewerbern beteiligt sein, um eine Vorschau auf die Personen zu erhalten, für die der Verwaltungsassistent direkt arbeiten wird.
Bei der Verwaltung von Verwaltungsassistenten muss ein Manager auch als Verbindungsstelle zwischen den Assistenten und den Personen fungieren, für die sie arbeiten, falls Probleme auftreten. Persönlichkeitsprobleme, Streitigkeiten und Meinungsverschiedenheiten zwischen Assistenten und ihren Vorgesetzten können und müssen auftreten. In diesem Fall muss der Manager auf der Managementseite des Geschäfts mit Verwaltungsassistenten vermitteln und bei der Behebung von Problemen behilflich sein.
Die Stellenbeschreibung für Verwaltungsassistenten kann variieren. Einige Assistenten beantworten einfach Telefone und verwalten den Zeitplan ihres Chefs. Andere sind mehr in das Geschäft involviert, einige verkaufen vor oder prüfen vor oder führen ähnliche Aufgaben aus, die ihre Chefs erledigen. Um die Rolle eines Verwaltungsassistenten anstatt eines Pools von Verwaltungsassistenten zu verwalten, muss ein Mitarbeiter seine Eigenschaften, Erfahrungen und Persönlichkeitsmerkmale mit den Aufgaben und der Person, für die er arbeiten wird, in Einklang bringen.