Was ist ein Ad-hoc-Bericht?
Ein Ad-hoc-Bericht ist ein Bericht, den eine Person als Antwort auf eine bestimmte Informationsanforderung erstellt, und nicht in festgelegten Intervallen oder als Teil der Routineberichterstattung. Supervisor können solche Berichte aus verschiedenen Gründen anfordern und geben in der Regel einen Zeitrahmen für die Fertigstellung an, z. B. die Anforderung, dass der Bericht am Ende des Geschäftstages eingereicht wird. Abhängig von der Art des Unternehmens und der Anforderung stehen Tools zur Verfügung, die Sie bei der Erstellung solcher Berichte unterstützen.
Der lateinische Ausdruck "ad hoc" bedeutet "dafür" und bezieht sich auf die Idee, dass der Bericht für einen bestimmten Zweck in Auftrag gegeben wird und ein bestimmtes Thema abdeckt. Eine Anforderung eines Ad-hoc-Berichts kann interne Informationen wie Verkaufsdaten, Mitarbeiterleistung usw. enthalten. Es kann auch externe Informationen enthalten, wie z. B. Daten zu sich ändernden Marktbedingungen, Verbrauchererwartungen und anderen Themen. Wenn ein Ad-hoc-Bericht angefordert wird, sollte er eine ausführliche Erläuterung dessen enthalten, was im Bericht erwartet wird.
Sekretäre und anderes Verwaltungspersonal sind in der Regel mit dieser Art von Arbeit beauftragt. Sie sammeln Daten aus Unternehmensdatenbanken und von außerhalb der Forschung, wie zum Beispiel die Überprüfung von Fachpublikationen und Nachrichtenberichten. Softwareprogramme verfügen häufig über Vorlagen, mit denen Benutzer schnell Berichte erstellen können. Diese können mit Datenbanken verknüpft werden, um die Erstellung von Diagrammen, Grafiken und anderen visuellen Darstellungen von Daten zu ermöglichen, die direkt in der Datenbank erstellt werden, anstatt die Person zu zwingen, die Präsentation von Grund auf neu zu erstellen.
Einige Gründe, um einen Ad-hoc-Bericht anzufordern, können Sondierungspläne für die Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen, vorläufige Marktforschung und die Vorbereitung für die Überarbeitung von Geschäftspraktiken und -plänen sein. In allen Fällen dienen die anfänglichen Daten als Leitfaden für Mitarbeiter, die Entscheidungen über das weitere Vorgehen treffen müssen. Der Ad-hoc-Bericht kann bestimmte Probleme identifizieren und Aktivitäten hervorheben, die verfolgt oder vermieden werden müssen. Der Bericht könnte zum Beispiel aufzeigen, dass sich die Industriestandards bald ändern werden, was es unklug macht, in ein System zu investieren, das die Einhaltung bestehender Standards erleichtert, da das Unternehmen in naher Zukunft ein Upgrade durchführen müsste.
Obwohl ein Ad-hoc-Bericht innerhalb kurzer Zeit bestellt wird, muss er den professionellen Präsentationsstandards entsprechen. Dies umfasst das Korrekturlesen von Tippfehlern, Fehlern und Lesbarkeit, das ordnungsgemäße Formatieren des Dokuments und das Befolgen interner Standards, die vom Unternehmen für die Erstellung von Berichten festgelegt wurden. Eine Vorlage kann dabei hilfreich sein, da Informationen in die Vorlage eingefügt werden können, um sicherzustellen, dass der Bericht einer vertrauten Gesamtstruktur folgt.