Was ist ein Verwaltungsassistent Manager?
Ein Verwaltungsassistent überwacht die Arbeitsleistung der Verwaltungsassistenten am Arbeitsplatz. Verwaltungsassistenten erledigen eine Vielzahl von Büroaufgaben, einschließlich der Aufgaben als Rezeptionist und Büroangestellter. Verwaltungsassistent-Manager überwachen die Schulung neuer Verwaltungsassistenten, weisen ihre Aufgaben zu, erstellen Personalpläne, erfassen Arbeitszeittabellen für Mitarbeiter und führen verschiedene andere Aufgaben aus, damit die Büros reibungslos funktionieren.
Verwaltungsassistent-Manager arbeiten im Allgemeinen in großen Büros in Krankenhäusern, Schulen, Anwaltskanzleien und Unternehmen. Für diese Art von umfangreichen Vorgängen sind in der Regel mehrere Verwaltungsassistenten erforderlich, und diese Mitarbeiter benötigen eine gewisse Aufsicht. Zum Beispiel kann eine Universität einen oder mehrere Verwaltungsassistenten pro Abteilung haben. Verwaltungsassistent-Manager müssen möglicherweise Abteilungsgruppen überwachen oder die Aktivitäten aller Assistenten auf dem Campus verwalten.
Ein Verwaltungsassistent kann seine Aufgaben auch virtuell online erledigen. Dieser Ansatz ist besonders nützlich, wenn ein Unternehmen oder eine Agentur Büros an mehreren Standorten hat. Manager von virtuellen Verwaltungsassistenten müssen in der Regel fließend mit Online-Kommunikation umgehen können, um als Telearbeitnehmer effizient und effektiv arbeiten zu können.
Der Weg zu einer Position als Verwaltungsassistent folgt normalerweise einem von zwei Kursen. Viele Verwaltungsassistent-Manager begannen als Verwaltungsassistenten, Sekretäre oder Büroleiter. Wenn die Unternehmen, für die sie arbeiten, wachsen oder Positionen durch Abnutzung offen sind, können sie aufgrund ihrer organisatorischen Fähigkeiten, ihrer Produktivität und ihrer Fähigkeit, andere zu beaufsichtigen, in den Managementstatus befördert werden. Ein weniger typischer Weg zu einer Karriere als Verwaltungsassistent ist rationalisierter. Berufsschulen, Community Colleges und einige Universitäten bieten Programme an, die speziell darauf ausgelegt sind, die Kenntnisse und Fähigkeiten zu vermitteln, die ein Absolvent benötigt, um eine Position als Verwaltungsassistent zu erlangen, ohne die Karriereleiter zu erklimmen.
Um Verwaltungsassistenten vor Ort oder über eine Internet- oder Intranetverbindung überwachen zu können, muss ein Verwaltungsassistent mit den Aufgaben seiner Mitarbeiter vertraut sein. Dazu gehören häufig das Tippen, Ablegen, Beantworten von Telefonen mit mehreren Leitungen und die Verbreitung offizieller Informationen. Weitere Aufgaben sind die Bestellung von Verbrauchsmaterial, die Vorratshaltung und die Wartung von Bürogeräten wie Kopierern und Druckern. Verwaltungsassistent-Manager schulen und unterweisen Assistenten auch in Sicherheitsrichtlinien und der richtigen Angestelltenetikette.
Ein Verwaltungsassistent verdient in der Regel mehr als ein Verwaltungsassistent, vor allem aufgrund der zusätzlichen Aufgaben des Jobs. Neben der Fähigkeit, alle Funktionen eines Verwaltungsassistenten auszuführen, muss ein Manager in der Lage sein, Personalanforderungen und -vorschriften einzuhalten und auszuführen, relevante Daten zu sammeln und zu verteilen, Mitarbeiter zu interviewen, einzustellen und zu entlassen und häufig komplexe Aufgaben zu erstellen Arbeits- und Urlaubspläne. Einige Verwaltungsassistent-Manager fungieren auch als private Sekretäre für Führungskräfte sowie als Bürovorsteher.