Was ist ein Verwaltungswert?
Der administrative Wert ist die Beurteilung der Bedeutung eines Geschäftsdatensatzes für den täglichen Betrieb. Aufzeichnungen von administrativem Wert werden aufbewahrt oder regelmäßig zur Geschäftsabwicklung verwendet. Diese Kategorisierung von Geschäftsunterlagen ist für die Aufbewahrungsrichtlinie eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung und kann unter verschiedenen Umständen rechtliche Auswirkungen haben, z. B. als Reaktion auf eine Auffindungsanfrage während eines Rechtsstreits oder aufgrund einer Steuerprüfung.
Geschäftsunterlagen sind das Lebenselixier der Geschäftstätigkeit. Der Papierweg der Transaktionen ist die Art und Weise, wie ein Unternehmen seinen staatlichen Verpflichtungen nachkommt, um die Einhaltung der Gesetze nachzuweisen. Unternehmen müssen Verkäufe dokumentieren, um die Zahlung von Einkommenssteuern nachzuweisen, sowie Aufzeichnungen über den Status der Arbeitnehmer, um die Berechtigung zur Arbeit nachzuweisen und die geleisteten Arbeitsstunden nachzuweisen. Richtlinien und Verfahren werden in der Regel in Papierform festgelegt, wodurch die Änderung der Richtlinien im Laufe der Zeit aufgezeichnet wird.
Diese Anforderungen, zusammen mit internen Anforderungen und Industriestandards, bedeuten, dass jede Aufzeichnung, die ein Unternehmen erstellt, auf ihren administrativen Wert hin bewertet werden muss. Ein Unternehmen legt fest, ob die Aufzeichnung für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden muss oder sollte oder ob sie ohne Konsequenzen vernichtet werden kann. In größeren Unternehmen wird in der Regel eine Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten erstellt, mit deren Hilfe Mitarbeiter den Wert von Dokumenten bestimmen können, damit die Arten von Geschäftsunterlagen, die aufbewahrt werden, im gesamten Unternehmen einheitlich sind.
Kleinere Unternehmen entwerfen selten eine formelle Richtlinie zur Aufbewahrung von Dokumenten, aber die Bestimmung des Verwaltungswerts ist in einer kleinen Unternehmensumgebung nicht weniger wichtig. Unzureichende Aufzeichnungen können jedes Unternehmen aus dem Geschäft bringen. Beispielsweise gibt ein Unternehmen, das Verträge für Dienstleistungen abschließt, dem Kunden in der Regel das Recht, seine Aufzeichnungen über die Kontoaktivität zu prüfen. Wenn keine ordnungsgemäßen Verwaltungsunterlagen geführt werden, kann der Kunde eine Rückzahlung der geleisteten Zahlungen verlangen. In einem Einzelhandelsumfeld kann die erfolgreiche Abwehr eines Ausrutscher- und Sturzverfahrens von den schriftlichen Richtlinien und Verfahren abhängen, die Mitarbeiter im Rahmen ihrer anfänglichen Berufsausbildung erhalten haben.
Der administrative Wert spielt auch eine Rolle im öffentlichen Kontext für Kontroll- und historische Zwecke. Die Öffentlichkeit hat in der Regel ein Interesse an der täglichen Arbeit von Regierungsbeamten und -ämtern, und einige Länder haben Gesetze, die die Öffentlichkeit zum Zugriff auf Regierungsunterlagen berechtigen, wie beispielsweise das US-amerikanische Gesetz über die Informationsfreiheit. Eine Bewertung des administrativen Werts bestimmt häufig, welche Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen und was unter Einhaltung des Gesetzes vernichtet werden kann. Ohne diese Betonung des Werts bestimmter Geschäftsdokumente würde ein Großteil der Transaktionshistorie von Unternehmen, Agenturen und Organisationen verloren gehen.