Was ist ein automatisierter Workflow?
Der Workflow umfasst die Phasen, die ein Unternehmen oder ein Mitarbeiter durchläuft, um seinen Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung bereitzustellen. Ein automatisierter Workflow liegt vor, wenn diese Phasen von Computern oder anderen Maschinen unterstützt werden. Um den Workflow-Prozess zu automatisieren, müssen zunächst die am Prozess beteiligten Schritte aufgeschlüsselt werden. Nachdem das Unternehmen die einzelnen Schritte des Workflowprozesses fest im Griff hat, müssen Sie zur Erstellung eines automatisierten Workflows den Workflow in eine Workflow-Management-Software eingeben, die den Prozess dann automatisiert.
Der Hauptvorteil eines automatisierten Workflows besteht darin, dass er den Mitarbeitern Arbeitszeit und damit dem Unternehmen Geld spart. Automatisierte Workflow-Software verfügt über Berichterstellungsfunktionen, sodass ein Unternehmen erkennen kann, wann zusätzliche Mitarbeiter zur Bewältigung der Arbeitslast erforderlich sind oder wann das Unternehmen mehr Mitarbeiter hat, als für sie erforderlich sind. Durch den automatisierten Workflow entfällt die manuelle Eingabe von Daten oder die Weitergabe einer Datei an die nächste Person, die an der Datei arbeiten muss. Stattdessen warnen automatisierte Workflow-Systeme nach Abschluss der ersten Aufgabe die nächste Person vor der nächsten Aufgabe, und alle am Prozess beteiligten Personen haben Zugriff auf dieselben Informationen.
Ein Beispiel für einen automatisierten Arbeitsablauf ist der eines Krankenhauses. Bei einem automatisierten Workflow erhält die Krankenschwester beim Einchecken eines Patienten in das System im Warteraum eine Warnung auf dem Computer, dass ein Patient wartet und in welchem Raum. Nachdem die Krankenschwester Informationen vom Patienten gesammelt und in den Computer eingegeben hat, erhält der Arzt eine Benachrichtigung über den Patienten und in welchem Raum der Patient wartet. Wenn die Krankenschwester und der Arzt Informationen eingeben, werden diese durch den automatisierten Workflow an die Rezeption zurückgegeben, die die Patientenbelastung verwaltet.
In diesem Beispiel erspart der automatisierte Workflow dem Personal die mehrfache Eingabe von Patientendaten in das Computersystem oder die Patientenakte - wenn die Rezeption den Patienten eincheckt, wenn die Krankenschwester den Patienten sieht und erneut, wenn der Arzt den Patienten sieht. Dies verkürzt die Wartezeiten des Patienten, da die Informationen nach Eingabe der Patienteninformationen durch die Rezeption beim Einchecken automatisch an den Computer der Krankenschwester und erneut an den Arzt weitergeleitet werden, nachdem die Krankenschwester zusätzliche Informationen über den Patienten eingegeben hat. Dieser automatisierte Arbeitsablauf erhöht die Effizienz des Krankenhauses und ermöglicht letztendlich eine bessere Versorgung der Patienten.