Was ist ein Ausnahmebericht?

Ein Ausnahmereport ist ein Typ eines zusammenfassenden Berichts, der alle Ereignisse identifiziert, die außerhalb des Bereichs liegen, der als normaler Bereich angesehen wird. Berichte dieser Art werden in einer Reihe von Umgebungen verwendet, einschließlich des Prozesses der Bestandsabstimmung, der Untersuchung des Projektmanagements und sogar der Beurteilung von Mitarbeitern. Ziel des Berichts ist es, alle Faktoren zu identifizieren, die als nicht innerhalb akzeptabler Parameter liegend angesehen werden. Auf diese Weise können Maßnahmen ergriffen werden, um Ausnahmen zu minimieren oder zu beseitigen und die Gesamteffizienz zu steigern.

In Bezug auf die Bestandsabstimmung ist der Ausnahmebericht häufig für die Ermittlung von Unterschieden zwischen einer physischen Bestandsaufnahme und der in Bestandsdatenbanken dargestellten Bestandsaufnahme von entscheidender Bedeutung. Im Laufe der Zeit können sich Fehler in nahezu jeden Lagerbestand einschleichen, sodass Anpassungen vorgenommen werden müssen, die der tatsächlichen Warenmenge entsprechen. Dies erleichtert nicht nur die Anpassung der Bestellung neuer Artikel, so dass eine ausreichende Menge an Vorräten verfügbar ist, sondern ermöglicht es auch, das Inventar für die Steuerveranlagung genau zu halten.

Beispielsweise unterhalten viele Produktionsstätten ein sogenanntes Firmenlager, das für die Ausgabe von Teilen und anderen Komponenten zuständig ist, die für den Betrieb der Maschinen auf dem Werksgelände erforderlich sind. Manager dieses Geschäfts führen in der Regel eine sogenannte Zykluszählung durch und inventarisieren physisch alles von der kleinsten Schraube bis zu den teuren Motorkomponenten, die zur Wartung und Reparatur der Produktionsausrüstung verwendet werden. Wenn festgestellt wird, dass die Anzahl der in der Inventardatenbank angezeigten Einheiten nicht mit dieser physischen Anzahl übereinstimmt, wird ein Eintrag in einem Ausnahmebericht vorgenommen. Auf diese Weise können Sie zurückgehen und feststellen, ob eine empfangene Sendung dieses Teils nicht zur Datenbank hinzugefügt wurde oder ob einige Auszahlungen aus der Inventur nicht ordnungsgemäß erfasst wurden. In einigen Fällen wird im Ausnahmereport auch auf die Entnahme von Waren hingewiesen, was zu erhöhten Sicherheitsmaßnahmen führt, die dazu beitragen, den Verlust für das Unternehmen zu minimieren.

Neben der Unterstützung beim Abgleich verschiedener Arten von Beständen kann ein Ausnahmebericht auch bei der Projektverwaltung hilfreich sein. In diesem Szenario zeigt der Bericht ausstehende Aufgaben an, die noch ausstehen, selbst wenn das geplante Fertigstellungsdatum für diese Aufgabe abgelaufen ist. Mit der Ausnahme ist es möglich, den Zeitplan der Aufgaben für das Projekt zu überarbeiten, um die Diskrepanz auszugleichen und das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Auch im Bereich der Mitarbeiterbewertung kann ein Ausnahmereport hilfreich sein. Hier geht es darum, Ereignisse im Zusammenhang mit dem Mitarbeiter zu identifizieren, die außerhalb der grundlegenden Erwartungen liegen, die mit der Arbeitsposition verbunden sind. Die Ausnahmen können sich auf Leistungsstörungen oder Leistungen beziehen, die über die übliche Arbeitsposition hinausgehen. Beispielsweise kann das Detail des Ausnahmeberichts darauf hinweisen, dass der Mitarbeiter in bestimmten Bereichen weitere Schulungen benötigt, oder Situationen identifizieren, in denen der Mitarbeiter zusätzliche Aufgaben wahrnehmen konnte, während ein Mitarbeiter krank war Keine Änderung der Produktivität. Abhängig von der Art der im Ausnahmebericht dokumentierten Probleme kann dem Mitarbeiter eine Abhilfeschulung empfohlen oder eine Empfehlung für die Erbringung zusätzlicher Dienstleistungen für einen Arbeitgeber vorgelegt werden, während er seine zugewiesenen Aufgaben weiterhin effektiv wahrnimmt.