Was ist ein internes Qualitätsaudit?
Die Prüfung innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation ist eine Bewertung der Einhaltung. Das interne Qualitätsaudit konzentriert sich in der Regel auf die Einhaltung des bestehenden Qualitätsmanagementsystems des Unternehmens, kann sich aber auch auf andere Bereiche wie Gesetze und behördliche Vorschriften beziehen. Interne Qualitätsaudits sind ein proaktives Mittel, um die Bereitschaft für ein externes Audit festzustellen und Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen.
Grundsätzlich gibt es drei Arten oder Ebenen von Audits, die im Zusammenhang mit einem Unternehmen oder einer Organisation auftreten. Ein externes Qualitätsaudit, auch als Third Party Audit oder Third Level Audit bezeichnet, wird von einer unabhängigen Stelle durchgeführt, beispielsweise einer Aufsichtsbehörde. Die zweite Ebene bezieht sich auf Reaktionen von Kunden oder Endbenutzern. Die dritte Art, das interne Qualitätsaudit, wird von einem internen Auditteam durchgeführt.
Ein internes Qualitätsaudit ist ein wertvolles Managementinstrument. Rückmeldungen aus anderen Quellen, einschließlich der Kundenzufriedenheit und der Ergebnisse externer Audits, geben Auskunft über die Endergebnisse. Das interne Qualitätsaudit bietet dem Management die Möglichkeit, Unternehmensabläufe und die Wirksamkeit von Produkten und Dienstleistungen vor Erreichen dieses Punktes zu überprüfen. Die Häufigkeit der Audits variiert je nach Größe und Art des jeweiligen Unternehmens. Generell wird jedoch empfohlen, einmal jährlich ein Audit durchzuführen.
Normalerweise führt eine Checkliste die Phasen und einzelnen Schritte des Audits an. Checklisten für interne Audits sind unternehmensspezifisch. Die meisten werden mit dem Wachstum des Geschäfts verfeinert und erweitert, und viele werden langwierig und detailliert. Richtig ausgefüllt werden diese Checklisten zu einer wertvollen Ressource für das Management-Team.
Die meisten Audits beginnen mit einem Treffen zwischen den Auditoren und dem Management-Team, um den Umfang des Prozesses zu erläutern und Fragen oder Bedenken zu klären. Dieser Schritt wird am Ende des Audits wiederholt, um Fragen der Nichteinhaltung und empfohlene Korrekturmaßnahmen zu erörtern. Interne Qualitätsprüfungen sollten sich nicht ausschließlich auf Mängel konzentrieren, sondern auch Bereiche mit außergewöhnlichen Leistungen identifizieren und Verfahren hervorheben, die gut funktionieren. Dies kann die allgemeine Moral stärken und zu einer kooperativeren Atmosphäre während des Prüfungsprozesses führen.
Einer der wichtigsten Schritte des internen Qualitätsaudits ist die Empfehlung von Korrekturmaßnahmen, die zur Behebung der Problembereiche ergriffen werden sollten. Im Allgemeinen sind diese Empfehlungen nicht optional und werden mit einem Zieldatum für die Einhaltung versehen. Die Prüfung gilt erst dann als abgeschlossen, wenn diese Probleme vom Prüfungsteam behoben und erneut geprüft wurden.