Was ist ein Rechnungsbuch?
Die meisten Unternehmen müssen sich mit dem Cashflow befassen, und um Rechnungen und Einnahmequellen im Auge zu behalten, können Rechnungen verwendet werden. Eine Rechnung ist eine Rechnung, in der die erbrachten Dienstleistungen oder gekauften Produkte und ihre Gesamtkosten aufgeführt sind. Diese können von externen Anbietern für das Unternehmen stammen oder von dem Unternehmen an andere Unternehmen oder Kunden ausgegeben werden. Ein Rechnungsbuch ist eine Möglichkeit, alle diese Rechnungen zu organisieren und zu speichern. Es gibt viele Gründe, warum ein Unternehmen Rechnungen aufbewahrt, einschließlich steuerlicher Zwecke, Cashflow-Analysen und Aufzeichnungen.
Ein Rechnungsbuch zu führen hat viele Vorteile. In den USA und einigen anderen Regionen können einige Unternehmen möglicherweise viele ihrer Einkäufe im Laufe des Jahres abziehen, wenn sie Steuern einreichen. In diesem Fall besteht die Möglichkeit, dass die Unternehmen nachweisen müssen, dass diese Käufe getätigt wurden und ein bestimmter Betrag gezahlt wurde. Ein weiterer guter Zeitpunkt, um Rechnungsdatensätze in einem Rechnungsbuch organisieren zu lassen, ist die Analyse des Cashflows. Die meisten Unternehmen werden den Cashflow einmal pro Quartal überprüfen und Rechnungen können nachweisen, woher das Geld kommt und wohin es fließt.
Die Gesamtaufzeichnung ist der häufigste Grund für die Führung eines Rechnungsbuchs. Manchmal kann es erforderlich sein, einem Verkäufer zu zeigen, was bezahlt wurde, oder einem Kunden zu zeigen, was nicht bezahlt wurde. Diese Bücher können so organisiert werden, dass sie den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Wenn dies erforderlich ist, kann die Aufbewahrung der Rechnungen an einem geeigneten Ort dazu beitragen, Unklarheiten oder Streitigkeiten zu vermeiden.
Viele Unternehmen verwenden elektronische Rechnungssoftware. Dies kann auf viele Arten funktionieren und ermöglicht es dem Unternehmen, die Rechnungen in einer Weise zu organisieren und zu enthalten, die zu ihnen passt. Das elektronische Führen von Aufzeichnungen kann Zeit und Platz sparen, und in vielen Preisklassen sind in der Regel viele Softwaretypen verfügbar.
Wieder andere Unternehmen verwenden sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen. Ein Rechnungsbuch kann das Papier enthalten, auch Rechnungen genannt. In den elektronischen Büchern können Kopien dieser Rechnungen gescannt sein, oder es können einfach die Daten von ihnen eingegeben und für eine schnelle Recherche organisiert werden. Beides hat Vorteile, und die Entscheidung eines Unternehmens, seine Rechnungen aufzubewahren, hängt ganz von seinen Bedürfnissen ab.
Einige Unternehmen verwenden möglicherweise täglich viele Rechnungen. Oft sind diese Rechnungen kleiner und mehr können im Rechnungsbuch aufgereiht werden. Es wird generell empfohlen, dass ein Unternehmen Rechnungen zwischen drei und sieben Jahren aufbewahrt. Dies kann zu mehreren Bücherstapeln führen, die in einem völlig separaten Archivraum oder Gebäude aufbewahrt werden.