Was ist Prüfungsvorbereitung?
Audits gibt es in allen Formen. Unabhängig von der Art werden Prüfungen jedoch von unabhängigen Prüfern durchgeführt, die Prozesse und Belege prüfen, nach nicht autorisierten Transaktionen suchen und versuchen, Betrug und Fehler zu vermeiden. Die Prüfungsvorbereitung ist der Prozess der Vorbereitung auf eine solche Prüfung und steht häufig im Zusammenhang mit Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer (CPA). Dies sind Prüfungen, die mindestens einmal im Jahr durchgeführt werden, um Investoren, Banken und anderen Stakeholdern zu versichern, dass die Abschlüsse eines Unternehmens fair und ohne wesentliche Fehldarstellungen oder Fehler dargestellt werden.
Die Abschlussprüfer folgen den Prüfungsprogrammen, und die Prüfungsvorbereitung wiederholt sich in der Regel mit ähnlichen Elementen aus früheren Jahren. Zu prüfende Unternehmen, wie z. B. öffentliche Unternehmen, erhalten in der Regel Prüfungsfragebögen oder Listen, in denen Zeitpläne und andere relevante Informationen angefordert werden, um den Prüfungsprozess und die Prüfungsvorbereitung zu unterstützen. Diese Zeitpläne werden allgemein als "Prepared by Client" -Dokumentation (PBC) bezeichnet.
Die Mitglieder des Auditteams verwenden PBCs, um Abschlüsse zu analysieren und die Zahlen zu testen. Es geht darum, die Dokumentation aus der Prüfungsvorbereitung zu verwenden, um den Prüfungsprozess schneller und kostengünstiger zu gestalten. Je besser die Dokumentation, desto reibungsloser sollte das Audit sein.
Ein Kreditorenplan ist häufig Teil der Prüfungsvorbereitung und enthält eine detaillierte Liste der langfristigen und kurzfristigen Schuldner sowie deren jeweiligen Verbindlichkeiten. Die Summen in der Liste sollten mit dem übereinstimmen, was das Unternehmen in seinem Jahresabschluss darstellt. Wenn ein Unternehmen beispielsweise 1.000 US-Dollar (USD) als kurzfristige Verbindlichkeiten und 5.000 USD als langfristige Verbindlichkeiten ausweist, sollten diese genauen Beträge mit den Fälligkeitsplänen übereinstimmen.
Ein weiterer Zeitplan, der häufig Teil der Prüfungsvorbereitung ist, ist die Auflistung der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Diese Liste zeigt, wer das Geschäft schuldet und wie viel sie schulden, ähnlich wie Kreditorenbuchhaltung. Die Idee ist die gleiche: Die Liste der Forderungen sollte mit den Gesamtabschlüssen übereinstimmen.
Bankabstimmungen sind beliebte PBCs und werden häufig für den letzten Monat des Geschäftsjahres und den folgenden Monat benötigt. Der Bankabgleich beschreibt die Unterschiede zwischen dem Kassenbestand nach Banken und Büchern, die das Unternehmen in seinem Kassenabschluss ausweist. Weitere beliebte Elemente in der Prüfungsvorbereitung sind eine Auflistung des Anlagevermögens, Abschreibungen, Investitionsauflistungen und Bankbestätigungsschreiben, in denen die Banken Bargeld und Investitionsguthaben mit Abschlussprüfern bestätigen.
Viele Unternehmen, insbesondere Unternehmen und größere Unternehmen, richten Prüfungsausschüsse ein, um die Prüfungsvorbereitung und den Prüfungsprozess zu koordinieren und zu überprüfen. Der Prüfungsausschuss setzt sich häufig aus Mitgliedern des Verwaltungsrats zusammen, die ein Interesse am finanziellen Wohl des Unternehmens haben. Diese Mitglieder haben möglicherweise einen Hintergrund im Finanz- oder Rechnungswesen.
Herausforderungen bei der Prüfungsvorbereitung sind Änderungen der Kontonummern aufgrund von Fehlern oder Anpassungen, die nach der Vorbereitung der PBCs vorgenommen wurden. In diesem Fall müssen auch die Zeitpläne und die Dokumentation geändert werden. Eine weitere Herausforderung bei der Prüfungsvorbereitung ist die rechtzeitige Bereitstellung aller erforderlichen Informationen. Dieses Problem kann minimiert werden, indem eine Finanzsoftware verwendet wird, die eine gute Berichterstattung bietet, sodass für viele Elemente keine separaten Listen erstellt werden müssen.