Was ist automatisierte Post?
Automated Mail ist ein Geschäftstool, mit dem sich große Postmengen relativ einfach verarbeiten lassen. Einige Unternehmen nutzen Geräte und Personal, um die Postbearbeitung in dieser Größenordnung abzuwickeln, während andere Unternehmen diese Funktionen an Anbieter auslagern, die sich speziell auf die Abwicklung von Direktpostkampagnen, die regelmäßige Verteilung von Poststücken an Kunden und andere laufende Projekte konzentrieren. Die Aufgabe der automatischen Post besteht darin, die Post schnell und effizient zu verarbeiten und so die mit der Erstellung und Verteilung der einzelnen Einheiten verbundenen Kosten zu senken.
Ein Beispiel für die Verwendung von automatisierten Mailings ist die Erstellung und Ausführung einer Direktmailing-Kampagne. Um das Versenden großer Mengen von Werbematerial wie Briefen oder Postkarten zu beschleunigen, verwendet der Urheber häufig elektronische Methoden zum Adressieren, Sortieren und anderweitigen Vorbereiten der Teile für das Versenden. Dazu gehören das Scannen von E-Mails, die Erstellung von Fax- und E-Mail-Begleitnachrichten im Rahmen der Kampagne sowie die Verteilung dieser elektronischen Formate zusammen mit den Direktwerbungssendungen.
Computersoftware wird verwendet, um Versandetiketten zu erstellen oder Empfängernamen und -adressen auf die Teile selbst zu drucken. Sortiermaschinen ermöglichen die Trennung der Stücke nach Postleitzahlen, was es wiederum einfacher macht, Massenposttarife zu verwenden. Viele automatisierte Poststrategien verwenden auch die Laserdrucktechnologie, um die entsprechende Menge an Porto als Teil des Sortierprozesses aufzubringen, so dass die Stücke in relativ kurzer Zeit versandbereit sind.
Der Vorteil der automatisierten Post besteht darin, dass Zehntausende von Poststücken in einem Bruchteil der Zeit vorbereitet und versendet werden können, die für die manuelle Vorbereitung derselben Stücke erforderlich ist. Abhängig von der Art der Poststücke kann ein Unternehmen mit automatisierten Tools in einer Stunde mehr Poststücke bearbeiten, als ein Team von zehn bis fünfzehn Mitarbeitern in mehreren Arbeitstagen verarbeiten kann. Dies bedeutet erhebliche Einsparungen für das Unternehmen sowie die Freisetzung wertvoller Personalressourcen, um sich auf andere wichtige Aspekte des Betriebs zu konzentrieren.
Während sich einige Unternehmen dafür entscheiden, ihre eigene Mail-Sortieranlage zu erstellen, nutzen andere automatisierte Mail-Dienste, um ihre Direktmailing-Kampagnen und andere Massenmailings abzuwickeln. Viele dieser Unternehmen führen Listen für ihre Kunden sowie Nachweise von Dokumenten, die für frühere Kampagnen erstellt wurden. Auf diese Weise kann der Kunde mit relativ geringem Aufwand aus Elementen früherer Massenmailings schnell eine neue Direktmailing-Kampagne zusammenstellen. Da für viele dieser Services eine Pauschale pro Stück berechnet wird, die das Drucken, Prüfen, Adressieren, Versenden und sogar das Zustellen an die Post umfasst, können die Kosten für das Mailing-Projekt in wenigen Minuten berechnet werden.
Ein weiterer Vorteil der Verwendung eines automatisierten Mail-Dienstes besteht darin, dass viele Mengenrabatte anbieten. Wenn der Kunde mehrere Exemplare desselben Stücks verschickt, sinkt die Rate pro Mailing. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Kosten für Direktwerbung weiter verfeinern oder sogar fortlaufend Postsendungen an bestehende Kunden versenden.