Was ist Bid Procurement?
Die Ausschreibung ist ein System, bei dem Unternehmen, die ein Produkt oder eine Dienstleistung suchen, anderen Unternehmen oder Einzelpersonen die Möglichkeit geben, konkurrierende Angebote einzureichen, um das Recht auf Bereitstellung des gewünschten Produkts oder der gewünschten Dienstleistung zu erlangen. Das Verfahren wird auch als "Ausschreibung" bezeichnet, da das Unternehmen, das das Produkt oder die Dienstleistung benötigt, die Anbieter auffordert, ihr bestes Angebot abzugeben. Die Angebotsabwicklung erfolgt häufig durch den Einkäufer des Unternehmens, das ein Produkt oder eine Dienstleistung sucht. Diese Person ist befugt, Aufträge an Lieferanten des Zuschlags zu vergeben.
Die meisten Unternehmen, die auf Produkte oder Dienstleistungen Dritter vertrauen, verfügen über eine Ausschreibungsabteilung. Zu diesen Unternehmen zählen unter anderem Unternehmen, die Rohstoffe für die Herstellung ihres Endprodukts benötigen, wie Herstellerfirmen oder Computer-Monteure oder Wiederverkäufer. Das Unternehmen, das die Angebote anfordert, erläutert die Anforderungen für jedes Angebot in einem Dokument, das als Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) bezeichnet wird. Die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen beschreibt das Verfahren, das die Bieter einhalten müssen, um ihre Angebote einzureichen. Dies beinhaltet in der Regel den Preis, zu dem der Lieferant ein Produkt oder eine Dienstleistung liefert, und die Zeit, in der es geliefert wird.
Staatliche Einrichtungen verwenden in der Regel das Ausschreibungssystem, um mehrere faire Angebote für jedes Produkt oder jede Dienstleistung zu erhalten, die sie benötigen. Damit soll sichergestellt werden, dass bei der Vergabe eines Auftrags keine Unzulänglichkeiten auftreten. Beispielsweise hat die General Service Administration (GSA) der Vereinigten Staaten mehrere Abteilungen, die das Ausschreibungssystem betreiben. Die GSA verfügt über eine Website, auf der alle Kontaktmöglichkeiten und die dazugehörigen Gebotsanweisungen aufgeführt sind.
Die meisten Ausschreibungssysteme verlangen, dass der Gewinner der niedrigste Preis ist. Einige Systeme basieren jedoch auf einer Kombination von Variablen, wie dem Zeitpunkt der Lieferung, der Wahrscheinlichkeit eines Lieferantenausfalls und dem Lieferantenkredit. Um ein Angebot abzugeben, muss sich ein potenzieller Lieferant nur bei dem Unternehmen registrieren, das den Angebotsvorschlag anfordert, und sein Angebot gemäß den spezifischen Regeln und Richtlinien des Vertrags erstellen.
Der Bietersieger wird vom Bieterverantwortlichen benachrichtigt und erhält den Zuschlag. Dem Lieferanten wird eine gewisse Zeit für die Lieferung seines Produkts oder seiner Dienstleistung eingeräumt. Wenn das Produkt oder die Dienstleistung nicht rechtzeitig geliefert werden kann, kann der Kontakt für ungültig erklärt werden und der Ausschreibungsprozess kann erneut gestartet werden. Der Lieferant, der nicht rechtzeitig liefern konnte, wird normalerweise von der Abgabe weiterer Angebote für denselben Vertrag ausgeschlossen.