Was ist Dematerialisierung?
Dematerialisierung, auch DEMAT genannt, ist ein Prozess, der sich von der Verwendung physischer Dokumentation zur Führung von Finanzunterlagen entfernt. Stattdessen werden bei der Dematerialisierung elektronische Aufzeichnungsinstrumente verwendet, um alle Arten von Finanztransaktionen zu verfolgen. Die Palette der Dokumente, die mit Softwareanwendungen effektiv verwaltet werden können, umfasst nahezu alles, von einfachen Buchhaltungsunterlagen bis hin zu Aktienzertifikaten.
Einer der Hauptvorteile dieses Ansatzes für die elektronische Buchführung besteht darin, dass keine Kopien von Bilanzen und anderen Buchhaltungsunterlagen mehr physisch aufbewahrt werden müssen. Dank der Scan-Technologie ist es sogar möglich, elektronische Kopien der Unterstützungsdokumente anzufertigen, die Verweise auf die Positionen in den elektronischen Buchhaltungsunterlagen enthalten. Alles lässt sich problemlos auf einer Festplatte oder einem Server unterbringen. Um sich vor Verlust oder Beschädigung zu schützen, können Sicherungsdateien einfach erstellt und außerhalb des Standorts gespeichert werden.
Mit der Dematerialisierung kann neben den grundlegenden Buchhaltungsunterlagen auch auf die Notwendigkeit von physischen Bestandszertifikaten verzichtet werden. Die elektronischen Kopien der Bestände können zum einfachen Abrufen archiviert werden. Für den Fall, dass der Aktionär schnell Kopien der Aktien benötigt, kann auf diese zugegriffen und sie durch elektronische Methoden wie E-Mail oder eine geschützte FTP-Übertragung übertragen werden.
Die Dematerialisierung ermöglicht es auch autorisierten Personen, gleichzeitig mit denselben Dokumenten zu arbeiten. Bei physischen Buchhaltungsmethoden ist es häufig schwierig, dass zwei Personen gleichzeitig an den Büchern arbeiten. Wenn der Abrechnungsprozess vollständig elektronisch ist, können mehrere Personen gleichzeitig verschiedene Funktionen ausführen. Es ist für ein Team möglich, neue Rechnungen zu erstellen, Zahlungen für frühere Rechnungen zu buchen und eine Vielzahl von Berichten gleichzeitig zu erstellen.
Es besteht kein Zweifel, dass der Prozess der Dematerialisierung den Benutzern in mehrfacher Hinsicht zugute kommen kann. Das Führen von Aufzeichnungen erfordert viel weniger Speicherplatz, kann von entfernten Standorten aus problemlos aufgerufen werden und ermöglicht mehreren Benutzern den gleichzeitigen Zugriff auf die Geschäftsbücher. Derzeit gibt es kostenpflichtige sowie kostenlose Softwarepakete für Buchhaltung und Finanzberichte, mit deren Hilfe jedes Unternehmen oder jede Organisation mühelos einen vollständigen Dematerialisierungsstatus erreichen kann. Bei Buchhaltungssoftware gibt es auch Online-Produkte, mit denen eine Person oder ein Unternehmen eine Reihe virtueller Bücher erstellen kann. Berechtigte Personen, die für das Produkt sicher auf die Server geladen sind, können von jedem Ort mit einer aktiven Internetverbindung aus auf die Datensätze zugreifen und diese bearbeiten.