Was ist Dokumentenautomatisierung?
Dokumentautomatisierung ist der Prozess, mit dem Computerdokumente in halbautomatischer Weise erstellt werden. Diese Art von Software wird in großem Umfang von Unternehmen, juristischen Personen und Personen verwendet, die eine Vielzahl von Dokumenten erstellen. Ein Dokument wird im Allgemeinen mithilfe einer Vorlage mit Fragen und Bereichen erstellt, die einfach ausgetauscht und geändert werden können. Während dies für einige Anwendungen gut ist, werden andere feststellen, dass die Dokumentautomatisierung bei der Dokumenterstellung nicht so hilfreich ist.
Dokumentautomatisierung beginnt mit einer Vorlage. Wenn beispielsweise eine juristische Person mit der Erstellung eines Leasingvertrags beauftragt ist, wird eine Leasingdokumentvorlage verwendet. Diese Vorlage enthält den gesamten erforderlichen Text, um sie offiziell zu machen, sowie Bereiche, in denen das Unternehmen schnelle Änderungen vornehmen kann, um die Vorlage an die spezifischen Bedürfnisse des Kunden anzupassen.
Eine Möglichkeit, diese Änderungen in der Dokumentautomatisierung vorzunehmen, sind Fragen. Diese Fragen richten sich an das Formular oder die Vorlage und werden so erstellt, dass das Formular sofort an die Bedürfnisse des Kunden angepasst wird. Eine Frage in einem Darlehensbeleg könnte beispielsweise sein, ob das Darlehen eine Laufzeit von 10, 20 oder 30 Jahren hat. Alle Bereiche, in denen diese Informationen zutreffen, werden entsprechend der gegebenen Antwort geändert.
Es gibt auch Bereiche, in denen der Verfasser Text schnell ändern kann. Dies wird am häufigsten verwendet, um den Namen und die Kontaktinformationen des Kunden einzugeben. Es können auch Dropdown-Menüs verwendet werden, in denen Beispiele für das Schreiben von Aktien angezeigt werden. Grafiken können möglicherweise auch manipuliert werden, insbesondere wenn das Dokumentautomatisierungsprogramm für Unternehmen entwickelt wurde, da ein Unternehmen wahrscheinlich sein Logo zum Dokument hinzufügen möchte. Durch einen Bereich, in dem Grafiken hinzugefügt und geändert werden können, kann das Unternehmen mit nur wenigen Klicks ein Logo hinzufügen.
Die Automatisierung von Dokumenten erfolgt im Allgemeinen entweder als eigenständiges Programm oder als Add-On. Auf diese Weise kann der Benutzer an seinem Lieblingsprogramm festhalten und nur die Automatisierungsfunktionen für die Dokumentzusammenstellung verwenden oder ein völlig anderes Programm verwenden, das möglicherweise Funktionen aufweist, die anderen Programmen fehlen. In beiden Fällen muss der Computer des Benutzers in der Lage sein, die Speicher- und Verarbeitungsanforderungen des Programms zu erfüllen, damit die Assemblersoftware ordnungsgemäß funktioniert.
Die meisten Unternehmen werden Dokumenterstellungssoftware als nützlich erachten, einige jedoch nicht. Wenn sich ein Unternehmen der Handschrift jedes Dokuments widmet und jedes anders gestaltet, ist eine Automatisierung des Prozesses nicht sinnvoll. Wenn der Großteil der erstellten Dokumente nicht auf ein Formular angewendet werden kann, weil sich die einzelnen Dokumente erheblich voneinander unterscheiden, ist die Automatisierung von Dokumenten ebenfalls nicht sinnvoll.