Was ist Dokumentautomatisierung?
Dokumentautomatisierung ist der Prozess, durch den Computerdokumente semiautomatisch erstellt werden. Diese Art von Software wird von Unternehmen, juristischen Personen und jedem, der eine breite Palette von Dokumenten produziert, häufig verwendet. Ein Dokument wird im Allgemeinen erstellt, indem eine Vorlage mit Fragen und Bereichen verwendet wird, die leicht ausgetauscht und geändert werden können. Während einige Anwendungen gut sind, finden andere Dokumentautomatisierung nicht so hilfreich in der Dokumentproduktion.
Dokumentautomatisierung beginnt mit einer Vorlage. Wenn beispielsweise ein Rechtsunternehmen mit dem Schreiben eines Mietvertrags vertraglich ist, wird eine Mietdokumentvorlage verwendet. Diese Vorlage verfügt über den erforderlichen Text, um ihn offiziell zu machen, sowie Bereiche, in denen das Unternehmen schnelle Änderungen vornehmen kann, um die Vorlage für die spezifischen Anforderungen des Kunden anzupassen. Diese Fragen sind auf das Formular oder die Vorlage abzielen und werden so erstellt, dass das Formular sofort für die Bedürfnisse des Kunden geändert wird. Eine Frage zu einem Kreditdokument könnte beispielsweise sein, ob das Darlehen 10, 20 oder 30 Jahre dauert. Alle Bereiche, in denen diese Informationen anwendbar sind, werden geändert, um mit der angegebenen Antwort zu koordinieren.
Es gibt auch Bereiche, in denen der Schriftsteller den Text schnell ändern kann. Dies wird am häufigsten verwendet, um den Namen und die Kontaktinformationen des Kunden auszufüllen. Dropdown-Menüs, die Beispiele für Aktienschreibungen anzeigen, können ebenfalls verwendet werden. Grafiken können auch manipuliert werden, insbesondere wenn das Dokumentautomationsprogramm für Unternehmen hergestellt wird, da ein Unternehmen sein Logo wahrscheinlich zum Dokument hinzufügen möchte. Durch einen Bereich, in dem Grafiken hinzugefügt und geändert werden können, kann das Unternehmen ein Logo mit nur wenigen Klicks hinzufügen.
Dokumentautomatisierung wird im Allgemeinen entweder als eigenständiges Programm oder als Add-On durchgeführt. Dies ermöglicht dem Benutzer, sich an sein Lieblingsprogramm zu halten und einfach die Automatisierungsfunktionen für die Automatisierungsfunktionen zu verwendenDokumentenmontage oder verwenden Sie ein völlig anderes Programm, das möglicherweise Funktionen für andere Programme fehlt. In beiden Fällen muss der Computer des Benutzers in der Lage sein, die Speicher- und Verarbeitungsanforderungen des Programms zu verarbeiten, wenn die Assembly -Software ordnungsgemäß funktionieren soll.
Die meisten Unternehmen werden die Software für Dokumentenmontage als nützlich empfinden, aber es gibt einige, die dies nicht tun. Wenn sich ein Unternehmen der Handschrift jedes Dokuments widmet und jedes andere unterscheidet, ist die Automatisierung des Vorgangs nicht nützlich. Wenn der Großteil der hergestellten Dokumente nicht auf ein Formular angewendet werden kann