Was ist Dokumentverwaltung?
Unternehmen und andere Organisationen sowie Einzelpersonen, die viele Informationen bewältigen, benötigen Dokumentenverwaltungssysteme, um diese Informationen einzureichen, zu sichern, abzurufen und zu teilen. Die Dokumentverwaltung ist ein organisiertes System, das Dokumente und die darin enthaltenen Daten methodisch verarbeitet, speichert und wiederholt. Für Hardcopy oder Papierdokumente kann der Vorgang einfach als Anmeldesystem bezeichnet werden.
Dokumentverwaltung ist eine zeitgemäßere Version, die normalerweise die elektronische Produktion, Speicherung und Abruf von Dokumenten und anderen Dateien umfasst und den sicheren Zugriff auf diejenigen mit Freigabe bietet. Neben typischen Dokumenten wie Textdateien oder gescannten Kopien von Papierdokumenten kann die Dokumentverwaltung auch Audio- und Videodateien, E -Mails, Faxe, Berichte, Fotos, Schriftarten, Grafiken und andere Bilder enthalten.
Dokumentverwaltungssoftware wurde erstellt, um "papierlose" Büros einzuführen. Bei der Erkenntnis, dass dieses Geschäftsmodell P für P unmöglich warNeuere Modelle in Erfect begannen, sowohl Papier- als auch elektronische Dokumentenverwaltung zu integrieren. Da Unternehmen unterschiedliche Bedürfnisse erfüllen, sind Dokumentverwaltungssysteme speziell so konzipiert, dass bestimmte Aspekte der Sortierung und Verwaltung von Informationen angesprochen werden.
Ein Beispiel ist die Bankenbranche. Anstatt stornierte Schecks zusammen mit Bankaussagen zu senden, machen Banken in diesen Tagen Miniatur -digitale Kopien von Schecks und drucken sie nach Bedarf aus. Die Bank führt auch eine Kopie für ihre Unterlagen. Die tatsächlichen Überprüfungen können bei Computerfehlfunktionen oder beschädigten Daten an einem sicheren Ort zerstört oder aufbewahrt werden.
Ein weiteres gutes Beispiel sind Werbeagenturen. Anstatt Premium Space für Storyboards und Präsentationsmaterialien zu verwenden, können diese Elemente in digitale Daten umgewandelt werden. Eine gesamte Werbekampagne kann in einige auf dem Computer gespeicherte Dateien oder Ordner umgewandelt werden, die cauf einen späteren Zugriff auf, verteilt oder gedruckt nach Bedarf.
Dokumentverwaltung kann jede Büroumgebung effektiv offizieren. Durch die Klassifizierung und das günstige Speichern von Informationen und das leicht zugängliche Zugriff hilft dieser Prozess den Mitarbeitern, effizienter zu arbeiten. Das Dokumentmanagement spart nicht nur Platz und Zeit, sondern auch Geld. Da es so viel effizienter ist als typische Anmeldesysteme, kann es auch Stress am Arbeitsplatz verringern.