Was ist Dokumentenmanagement?
Unternehmen und andere Organisationen sowie Einzelpersonen, die mit einer Vielzahl von Informationen umgehen, benötigen Dokumentenverwaltungssysteme, um diese Informationen abzulegen, zu sichern, abzurufen und weiterzugeben. Das Dokumentenmanagement ist ein organisiertes System, das Dokumente und die darin enthaltenen Daten methodisch verarbeitet, speichert und wiederherstellt. Bei Ausdrucken oder Papierdokumenten kann der Vorgang einfach als Ablagesystem bezeichnet werden.
Die Dokumentenverwaltung ist eine zeitgemäßere Version, bei der Dokumente und andere Dateien in der Regel elektronisch erstellt, gespeichert und abgerufen werden, um einen sicheren Zugang für diejenigen zu gewährleisten, die über eine Freigabe verfügen. Neben typischen Dokumenten wie Textdateien oder gescannten Kopien von Papierdokumenten kann die Dokumentenverwaltung auch Audio- und Videodateien, E-Mails, Faxe, Berichte, Fotos, Schriftarten, Grafiken und andere Bilder umfassen.
Dokumentenverwaltungssoftware wurde entwickelt, um "papierlose" Büros einzuführen. Mit der Erkenntnis, dass dieses Geschäftsmodell unmöglich zu perfektionieren war, begannen neuere Modelle, sowohl das Papier- als auch das elektronische Dokumentenmanagement zu integrieren. Da Organisationen unterschiedliche Anforderungen haben, wurden Dokumentenmanagementsysteme speziell für bestimmte Aspekte des Sortierens und Verwaltens von Informationen entwickelt.
Ein Beispiel ist die Bankenbranche. Anstatt stornierte Schecks zusammen mit Kontoauszügen zu versenden, erstellen Banken heutzutage digitale Schecks in Miniaturform und drucken sie nach Bedarf aus. Die Bank behält auch eine Kopie für ihre Unterlagen. Die eigentlichen Überprüfungen können zerstört oder an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, um im Falle einer Fehlfunktion des Computers oder beschädigter Daten eine Sicherungskopie zu erstellen.
Ein weiteres gutes Beispiel sind Werbeagenturen. Anstatt Premium-Speicherplatz für Storyboards und Präsentationsmaterialien zu verwenden, können diese Elemente in digitale Daten umgewandelt werden. Eine gesamte Werbekampagne kann in ein paar Dateien oder Ordner umgewandelt werden, die auf dem Computer gespeichert sind und später bei Bedarf abgerufen, verteilt oder gedruckt werden können.
Die Dokumentenverwaltung kann jede Büroumgebung effektiv rationalisieren. Durch die Klassifizierung und bequeme Speicherung von Informationen sowie den einfachen Zugriff auf diese Informationen können die Mitarbeiter effizienter arbeiten. Dokumentenmanagement spart nicht nur Platz und Zeit, sondern auch Geld. Da es so viel effizienter ist als typische Ablagesysteme, kann es auch Stress am Arbeitsplatz reduzieren.