Was ist Enterprise Content Management?
Enterprise Content Management ist ein Softwareprodukt, das schriftliche Dokumente verwaltet. Diese Art von Software ist am häufigsten in großen Unternehmen oder Institutionen anzutreffen. Die Anforderung an diese Art von Software wuchs aufgrund der Verwendung von Textverarbeitungsprogrammen zur Entwicklung von Inhalten und der Notwendigkeit, diesen Prozess mit einer großen Anzahl von Redakteuren und Mitwirkenden zu verwalten.
Es gibt zwei Klassen von Enterprise Content Management-Lösungen: Website-Content-Management und Geschäftsprozess-Content-Management. Beide Klassen bieten eine Reihe von Standardfunktionen und -merkmalen, mit denen die Verwaltung von Dokumenten, die Bearbeitung, die Versionierung und die Genehmigung verbessert werden sollen. Die tatsächliche Umsetzung dieser Konzepte unterscheidet sich zwischen den beiden Optionen. Dies wirkt sich auf die Transparenz und die Geschäftsprozesse aus, die für die Verwendung dieser Systeme erforderlich sind.
In einem Website-Content-Management-System für Unternehmen wird das Ergebnis des Workflows auf der Website des Unternehmens veröffentlicht. Alle Dokumente, Entwürfe und Versionen werden auf einem Webserver gespeichert und verwaltet. Um auf dieses System zuzugreifen, rufen Benutzer das Internet auf und greifen auf die Website des Unternehmens zu. Sie geben einen Benutzernamen und ein Kennwort ein, um den Inhalt anzuzeigen, für dessen Erstellung, Bearbeitung und Genehmigung sie verantwortlich sind.
Jedes Dokument, das auf der Website veröffentlicht werden soll, muss in diesem System erstellt werden. Der Verfasser des Artikels legt ihn dann dem Team zur Bearbeitung vor. Verschiedene Benutzer können auf das Dokument zugreifen, Änderungen bearbeiten und speichern. Die Software verfolgt die von jeder Person vorgenommenen Änderungen und hält die Versionen in der richtigen Reihenfolge.
Am Ende des Bearbeitungsprozesses wird das Dokument dem Genehmigenden zur Überprüfung vorgelegt. Der Genehmigende überprüft die endgültige Entwurfsversion und kann alle vorgenommenen Änderungen und Bearbeitungen anzeigen, und von wem. Nach der Genehmigung wird das Dokument auf der Website veröffentlicht.
Das Enterprise Content Management-System für Geschäftsprozesse ist auf einem vernetzten Dokumentenserver eingerichtet und befindet sich hinter der Unternehmens-Firewall. Der Zugriff richtet sich nach Ihrer Position und Ihrem Verantwortungsbereich. In dieser Umgebung werden die Dokumente alle in einer Textverarbeitungssoftware gespeichert, sodass Benutzer vorhandene Tools problemlos verwenden können, um die Anforderungen zu erfüllen.
Die Dokumente können vorlagen- oder formularbasiert sein und werden in einem gemeinsam genutzten Repository gespeichert. Benutzer greifen auf die Vorlagen zu und aktualisieren sie nach Bedarf. Nach Abschluss werden die Dokumente in das freigegebene Verzeichnis gestellt und eine Benachrichtigung an die nächste Person im Geschäftsprozess gesendet. Sie prüfen und bearbeiten das Dokument nach Bedarf. Nach Fertigstellung wird das Dokument genehmigt und es können keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.