Was ist Executive Office Administration?
Eine Führungskraft ist in der Regel eine Person, die eine höhere Position in einem Unternehmen innehat, beispielsweise eine Führungskraft oder eine stellvertretende Führungskraft. Die Verwaltung kümmert sich um die Bedürfnisse dieser Person und die Bedürfnisse, die die Führungskraft erfüllen muss, um ihre Arbeit ordnungsgemäß zu erledigen. In der Regel bedeutet Executive Office Administration, sich um die Bürobedürfnisse und die persönlichen Bedürfnisse eines hochrangigen Mitarbeiters zu kümmern, damit dieser seine Arbeit erfolgreich ausführen kann. Eine solche Pflege kann viele verschiedene Dinge beinhalten.
Wenn sich Mitarbeiter Schulungsprogramme für die Verwaltung von Geschäftsleitungen ansehen, wird ihnen häufig gesagt, dass diese sie darauf vorbereiten, kleine Büros zu verwalten oder untergeordnete Positionen wie Sekretärin oder Verwaltungsassistentin zu übernehmen. Die Anzahl der Mitarbeiter in einem Büro kann die Position und die Zuständigkeiten bestimmen, und einige Leute leiten ein ganzes Büro mit einem Titel wie Geschäftsführer. Administration bedeutet nicht notwendigerweise, ein Büro zu verwalten. Dies ist eine wichtige Unterscheidung, wenn Menschen sich für eine Karriere entscheiden.
Grundsätzlich führt jedes Support-Personal im Büro der Exekutive eine Art Exekutivbüroverwaltung durch. Zu den Aufgaben, die möglicherweise täglich erledigt werden, gehören der Anrufbeantworter, das Annehmen von Nachrichten und das Vereinbaren von Terminen. Jeder Mitarbeiter im Büro kann diktierte Briefe mit Kurzschrift aufzeichnen und diese dann eingeben, korrigieren, eine Unterschrift erhalten und versenden. Die meisten Büros müssen außerdem Aufzeichnungen über ihre Aktivitäten führen, und Verwaltungsassistenten oder Sekretäre sind möglicherweise dafür verantwortlich, ein Dateisystem zu verwalten, alle Aufzeichnungen abzulegen und die erforderlichen Dateien nach Bedarf abzurufen.
Die Ablage muss nicht mehr auf Papier erfolgen, und die Geschäftsstellenverwaltung verwendet wahrscheinlich mehrere Computerprogramme für Unternehmen, um bestimmte Aufzeichnungen zu führen. Während in der Vergangenheit das Beantworten von Telefonen und Schreiben von Briefen die häufigste Kommunikationsquelle gewesen sein könnte, könnte eine Person, die heute in der Exekutivbüroverwaltung tätig ist, Nachrichten an Personen innerhalb oder außerhalb des Büros senden, twittern oder per E-Mail versenden. Es ist immer noch wahrscheinlich, dass Personen, die Teil des Executive Office-Verwaltungsteams sind, direkten Kontakt mit der Öffentlichkeit oder mit anderen in der Branche haben, die wegen Besprechungen oder Gesprächen mit dem Executive Office vorbeischauen, und dass einige Mitarbeiter möglicherweise Eingriffe vornehmen müssen für diese Führungskraft, wenn sie nicht für Besuche oder lange Besprechungen zur Verfügung steht.
Ein Teil dieser Verwaltung kümmert sich um die Bedürfnisse der Exekutive. Dazu gehören das Verwalten von Kalendern für ihn oder sie, das Vornehmen oder Annullieren von Terminen sowie das Planen von Transport- und Reiseplänen nach Bedarf. Die Arbeit könnte auch persönlichere Aufgaben beinhalten, beispielsweise die Kommunikation von Daten und Zeiten mit der Familie der Führungskraft oder das Aufnehmen von Dingen wie der chemischen Reinigung.
Auf der obersten Ebene der exekutiven Büroverwaltung befindet sich das Management, und diese Mitarbeiter können an allen oben aufgeführten Aktivitäten teilnehmen und gleichzeitig das Büro und alle Mitarbeiter verwalten. Dies kann bedeuten, dass sie als Vorgesetzte fungieren, die Befugnis haben, Mitarbeiter einzustellen, zu entlassen oder zu disziplinieren, und dass sie Besprechungen abhalten oder andere Gespräche mit Mitarbeitern führen, um den reibungslosen Ablauf des Büros zu gewährleisten. Ziel ist es, für alle Ebenen der Mitarbeiter in diesen Büros professionell und effizient zu arbeiten, um die Arbeit der Führungskraft zu unterstützen. Es ist klar, dass die Art der Arbeit mit dem Titel der jeweiligen Führungskraft und der Art der Firma, für die der Büroangestellte und die Führungskraft beschäftigt sind, variieren kann.