Was ist Front Office Management?

Front-Office-Management umfasst die Überwachung und Verwaltung von Mitarbeitern, die mit sogenannten Front-Office-Aufgaben betraut sind. Ein Front Office hat mit Funktionen zu tun, die sich auf das finanzielle Wohlergehen des Unternehmens konzentrieren, einschließlich der Vertriebsinitiativen, mit denen Vertriebsmitarbeiter potenziellen Kunden vorgestellt werden, und der Verwaltung des Rechnungslegungsprozesses innerhalb des Unternehmens. Zu den Personen, die im Front-Office-Management tätig sind, gehören nationale und regionale Vertriebsleiter, Corporate Financial Officers und andere Personen, die Führungspositionen innehaben, die einen direkten Einfluss darauf haben, wie ihre Teams das Unternehmen der Öffentlichkeit präsentieren.

Ein gewisses Maß an Front-Office-Management findet sich in jeder Art von Geschäftsmodell. In kleineren Unternehmen mit einem einzigen Standort kann ein Bürovorsteher eine Person sein, die für die Überwachung des Personals verantwortlich ist, das mit Kunden und potenziellen Kunden interagiert. In einer Zahnarztpraxis ist es beispielsweise die Rezeptionistin, die als erste Mitarbeiterin Patienten und potenzielle Patienten sieht, wenn sie in die Praxis kommen. Der Bürovorsteher ist möglicherweise dafür verantwortlich, dass der Rezeptionist geschult wird, wie er mit allen Personen umgehen soll, die das Büro betreten, damit die Erfahrung für alle Beteiligten positiv und zufriedenstellend ist.

Dieselbe allgemeine Herangehensweise findet sich in einem größeren Unternehmen, das ein internes Verkaufsteam betreibt. In diesem Szenario würde das Front-Office-Management die Bemühungen des Vertriebsleiters umfassen, die Mitglieder des Vertriebsteams darin zu schulen, Leads zu qualifizieren, Kontakte mit potenziellen Kunden zu initiieren und mit diesen Kontakten auf eine Art und Weise zu interagieren, die mehr ist Wahrscheinlich Interesse wecken und zu einem erfolgreichen Verkauf führen. Im Rahmen dieser Verantwortung schult der Vertriebsleiter in der Regel auch das Personal im Umgang mit Stammkunden, die zusätzliche Produkte im Unternehmen erwerben möchten, und sogar in der Ausführung von Aufgaben wie der Beantwortung einer Angebotsanfrage oder in der Art und Weise in persönlichen Gesprächen mit potenziellen Kunden effektiv zu sein.

Wenn sich das Front-Office-Management auf Finanzfragen konzentriert, sind Fachleute wie der Corporate Financial Officer oder ein Director of Accounts dafür verantwortlich, nicht nur sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Belastungen und Gutschriften gemäß den Unternehmensstandards buchen, sondern auch zu verstehen, wie sie interagieren mit Kunden, wenn eine Frage zu einer Werbebuchung auf einer Rechnung vorlag oder wenn in Zusammenarbeit mit dem Verkaufspersonal ein neues Kundenprofil mit ermäßigten Preisen erstellt wurde. Wie bei anderen Formen des Front-Office-Managements müsste der Manager nicht nur sicherstellen, dass die Mitarbeiter produktiv sind, sondern auch, dass sie im Umgang mit den Verbrauchern, die die Produkte kaufen und die Einnahmen erwirtschaften, die das Unternehmen erhalten, professionell und herzlich sind gehen.