Was ist Front Office-Unterstützung?
Front-Office-Support umfasst eine Reihe von Aufgaben, die für den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts eines Unternehmens erforderlich sind. Zu diesen Aufgaben gehören häufig das Aussenden von Kundenanrufen an die zuständigen Abteilungen, das Beantworten von Kundenfragen, das Ablegen von Dokumenten, das Eingeben von Daten in relevante Computer-Softwareprogramme und das Verarbeiten von Finanztransaktionen. Verschiedene Arten von Front-Office-Support-Jobs sind auf verschiedene Unternehmen und Organisationen zugeschnitten. Die Front Offices für Medizin, Recht, Bildung und Kleinunternehmen sind jeweils für sich selbst verantwortlich, obwohl der allgemeine Zweck eines Front Offices darin besteht, der Öffentlichkeit ein professionelles und effizientes Bild der Organisation zu vermitteln.
Zu den verschiedenen Front-Office-Jobs gehören Angestellte, Rezeptionisten und Verwaltungsassistenten. Diese Jobs sind in der Regel abhängig von der Erfahrung und Ausbildung der Mitarbeiter mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten verbunden, und die damit verbundenen Aufgaben können sich für Front-Office-Mitarbeiter in kleinen Organisationen manchmal überschneiden. Dateiangestellte sind häufig dafür verantwortlich, organisierte Aufzeichnungen gedruckter Dokumente zu führen und aktuelle Kundeninformationen in Computerdatenbanken oder Tabellenkalkulationsprogramme einzugeben. Empfangsmitarbeiter begrüßen in erster Linie Kunden, die das Front-Office betreten, und nehmen eingehende Anrufe entgegen. Außerdem leiten sie Anrufe in der Regel über eine Telefonanlage mit mehreren Leitungen an andere Abteilungen weiter. Verwaltungsassistenten können diese Ablage- und Kundendienstaufgaben ausführen und zusätzlich die Tagespläne ihres Arbeitgebers und die Textverarbeitung einer Vielzahl von Dokumenten organisieren.
Abhängig von der Größe und den Ressourcen eines bestimmten Unternehmens können die Mitarbeiter des Front-Office-Supports auch für bestimmte Arten von Kundenfinanztransaktionen verantwortlich sein. Sie können Kreditkartenzahlungen für Produkte oder Dienstleistungen verarbeiten und Kunden ihre Quittungen für diese Zahlungen ausstellen. Einige Organisationen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern, verlangen möglicherweise, dass einer ihrer Front-Office-Mitarbeiter die fertigen Schecks von der Lohn- und Gehaltsabrechnungsfirma abholt. Dieser Mitarbeiter ist dann manchmal dafür verantwortlich, die Schecks rechtzeitig an den Rest des Büros zu verteilen.
Da ein Front-Office-Support-System ein wichtiger Bestandteil jeder Organisation ist, führen viele Unternehmen in regelmäßigen Abständen eine Front-Office-Analyse durch. Diese Art von Qualitätskontrollstudie untersucht die Effizienz, Organisation und Professionalität des Front-Office-Personals und formuliert Wege, um die erforderlichen Verbesserungen vorzunehmen. Ergebnisse einer Front-Office-Analyse bilden manchmal die Grundlage für Beförderungs- und Gehaltserhöhungsentscheidungen für die Front-Office-Mitarbeiter. Mitarbeiter des Front-Office-Supports, die von einer Analyse positive Bewertungen erhalten, sind in der Regel diejenigen, die in der Lage sind, gut mit Kunden zu interagieren, als Team zusammenzuarbeiten und ihre Aufgaben mit wenigen oder gar keinen Fehlern auszuführen.