Was ist eine Bestandsabstimmung?
Die Bestandsabstimmung ist ein Prozess, bei dem ein Unternehmen seinen physischen Bestand mit den Zahlen in seinen Buchhaltungsbüchern abwägt. Für die Bestandsabstimmung stehen zwei Arten von Systemen zur Verfügung. Unternehmen können entweder ein periodisches oder ein permanentes Inventarsystem verwenden, um diese Aktivität durchzuführen. Wie die Namen andeuten, erfordert ein periodisches Inventarsystem eine Inventarabstimmung zu verschiedenen Zeiten im Jahr, wie z. B. in jedem Quartal. Die Perpetual-Methode hat diese Anforderung nicht, da eine jährliche Bestandsaufnahme ausreicht. In jedem System ist eine Inventur erforderlich, um die tatsächlichen Posten mit den Buchhaltungsberichten zu vergleichen, damit die Buchhalter bei Bedarf Anpassungen vornehmen können.
Bei jedem Inventarsystem beginnt der Prozess mit den gleichen frühen Schritten. Eine Person aus der Buchhaltungsabteilung geht in der Regel aus und zählt alle physischen Artikel, die als Inventar aufgeführt sind. Eine Kopie des Buchinventars vom Computer kann den Buchhalter beim Zählen des physischen Inventars unterstützen. Alle Unterschiede zwischen dem auf dem Computerausdruck aufgeführten Inventar und dem tatsächlichen Inventar müssen im Bericht markiert werden. Alle Vorräte müssen gezählt werden, bevor der Abstimmungsprozess beginnt.
Sobald die physische Zählung abgeschlossen ist, können die Buchhalter mit dem Inventarabgleich beginnen. Bei diesem Vorgang muss der Buchhalter seine physischen Zahlen mit den im Buchhaltungssystem aufgeführten Posten vergleichen. Differenzen und die daraus resultierenden Dollardifferenzen müssen im Abstimmungsbericht deutlich vermerkt sein. Der Buchhalter muss den Grund für diese Unterschiede finden und unberechenbares Inventar aufspüren. Beispielsweise kann verkaufter, aber noch nicht im Buchhaltungs-Ledger erfasster Bestand zu einer Inventurdifferenz während des Abstimmungsprozesses führen.
Der Bestandsabgleich dient zwei Zwecken. Erstens meldet ein Unternehmen genauere Zahlen in seinem Jahresabschluss, sowohl in der Gewinn- und Verlustrechnung als auch in der Bilanz. Ordnungsgemäße Abrechnungen und Berichte spiegeln den tatsächlichen Wert des Unternehmens wider und ermöglichen es den Stakeholdern, bessere Urteile zu fällen. Zweitens kann eine genaue Bestandsbilanz eine Überzahlung der Steuern verhindern. Regierungsbehörden können am Ende eines jeden Jahres Steuern auf nicht verkaufte Vorräte erheben. Zu viel Inventar zum Jahresende erhöht diese Steuern.
Durch die Bestandsabstimmung kann ein Unternehmen nachweisen, dass es über angemessene interne Kontrollen verfügt. Diebstahl, Verderb und beschädigtes Inventar können die Geschäftskosten eines Unternehmens erheblich erhöhen. Wenn die mit dem Lagerbestand verbundenen Kosten nicht ordnungsgemäß kontrolliert werden, können die Gewinne eines Unternehmens schnell sinken. Prüfer betrachten interne Kontrollen häufig als Teil des externen Überprüfungsprozesses eines Unternehmens. Nationale Rechnungslegungsstandards können auch die Einhaltung von Verfahren zur Bestandsabstimmung für bestimmte Unternehmensarten vorschreiben.