Was ist schlankes Projektmanagement?
Lean Project Management zielt darauf ab, das Projektmanagement auf das Schneiden von nicht wesentlichen Elementen zu konzentrieren. Ziel ist es, Kosten zu senken, Engpässe zu beseitigen und die Gesamtproduktivität zu verbessern. Als Nebenprodukt wird das Management oftmals gestrafft.
Rationalisierungsprojekte entstanden in den 1980er Jahren in Japan. John Krafcik hat 1988 den Begriff "Lean Manufacturing" geprägt, um Maßnahmen zur Verbesserung der Produktivität aufzuzeigen. In den neunziger Jahren wurde dies dann von Denkern wie Lauri Koskela auf die Bauindustrie übertragen. Die Idee hat seitdem alle Arten des Projektmanagements durchdrungen.
Das traditionelle Projektmanagement gliedert sich in verschiedene Phasen, darunter Initiierung, Planung, Forschung und Entwicklung sowie Produktion. Zusätzlich gibt es ein Kontrollsystem, um jede Phase zu überwachen. Solche Projekte neigen dazu, verschiedene Abteilungen oder Teams voneinander zu trennen. Sie neigen auch zu Abweichungen von der Phasenstruktur und zu Missverständnissen.
Lean-Projektmanagement hingegen versucht, häufige Fehler im traditionellen Projektmanagement zu korrigieren. Ein weit verbreitetes Missverständnis unter Projektmanagern ist, dass Lean Management zum Abbruch dieser Phasen führt. Lean Management hält sich eher an diese Phasen. Dies zwingt das Projektteam, stärkere Pläne ohne Abweichung zu erstellen.
Um den Zyklus strenger einzuhalten, mussten einige Unternehmen die Zusammenarbeit zwischen den Teams fördern. Dies ist zu einer Schlüsselkomponente des schlanken Projektmanagements geworden. Zunächst nehmen alle am Projekt beteiligten Akteure an der Projektinitiierungsphase teil. Dies bedeutet, dass sich alle auf derselben Seite befinden, wenn die nächste Phase beginnt.
Dann arbeiten Designer und Produzenten gemeinsam an Forschung und Entwicklung sowie Produktion. Durch die Teilnahme an der Produktion sind Designer eher in der Lage, praktische Entwürfe zu machen. Dies verkürzt den Zeitaufwand für Redesigns. Außerdem werden Kommunikationsschleifen zwischen dem Management, den Designern und dem Produktionsteam reduziert, da sich alle physisch im selben Raum befinden.
Eine Schlüsselkomponente für die Optimierung des Geschäftsbetriebs ist die Kostensenkung, und Lean Management ist nicht anders. Die meisten Projektmanager versuchen, die für ein Projekt benötigten Materialien so früh wie möglich zu ermitteln. Die meisten Projekte sind jedoch anfällig für Änderungen in Design und Materialien. Durch den frühen Einkauf verschwendet das Projektteam viel Material und verursacht viel Abfall.
Im Vergleich dazu zielt das schlanke Projektmanagement darauf ab, Materialbestellungen zum letzten vernünftigen Zeitpunkt zu sperren. Dies bedeutet, dass die Forschungs- und Entwicklungsabteilung so viel Zeit wie möglich hat, um die Entwürfe fertigzustellen, ohne jedoch eine massive Lücke zwischen Entwicklung und Produktion zu schaffen. Auf diese Weise werden nur die benötigten Materialien eingekauft. Es ist auch wahrscheinlicher, dass sie in der richtigen Menge gekauft werden.
Das Steuerungselement des Projektmanagements ist auch ein wesentlicher Bestandteil des schlanken Projektmanagements. Die Überwachung vor Ort reduziert Kommunikationsschleifen und erhöht die Produktivität. Projektmanager können PDCA-Zyklen (Plan-Do-Check-Adjust) für alle Elemente des Projekts einleiten, um aus Fehlern zu lernen. Dies hilft auch, das Projekt fokussiert zu halten und Abweichungen vom Kernziel zu vermeiden.